Когда требуется контрольно-кассовая машина
Контрольно-кассовая машина нужна для регистрации денежных расчетов и формирования кассовых документов. По общему правилу на территории Казахстана денежные расчеты проводятся с обязательным применением ККМ с функцией фиксации и передачи данных. Использовать можно модель, включенную в реестр кассовых машин.
Для бухгалтера ключевой вопрос состоит не только в том, принимает ли организация наличные деньги. Перед началом работы следует определить характер расчетов, способ приема оплаты, место ведения деятельности и наличие телекоммуникационной сети. От этих условий зависит, нужна ли ККМ и какой тип оборудования допустим.
Отдельное правило предусмотрено для торговых автоматов и терминалов оплаты услуг. Если они принимают наличные деньги при продаже товаров или оказании услуг, их необходимо оснащать ККМ с функцией фиксации и передачи данных.
Наличие банковского терминала, интернет-магазина или другого платежного решения само по себе не позволяет сделать вывод о порядке применения кассы. Следует оценивать конкретный способ расчета и действующие требования к нему. Если схема приема оплаты сочетает несколько каналов, каждый из них лучше проверить отдельно.
Кто применяет ККМ, а кто освобожден
Обязанность применять ККМ действует для налогоплательщиков, которые проводят денежные расчеты, если для них не установлено исключение. Организационная форма бизнеса сама по себе не отменяет это правило: перед запуском продаж необходимо проверить, подпадает ли конкретная деятельность под освобождение.
В статье 110 Налогового кодекса перечислены лица и операции, освобожденные от применения ККМ. В перечень входят:
- физические лица;
- частные судебные исполнители, адвокаты и профессиональные медиаторы;
- лица, оказывающие населению услуги перевозки в городском общественном транспорте с выдачей билетов установленной формы;
- Национальный Банк;
- банки второго уровня;
- религиозные объединения;
- Национальный оператор почты — с предусмотренным Кодексом исключением для расчетов в местах, где отсутствует сеть телекоммуникаций общего пользования;
- лица, проводящие расчеты посредством специального мобильного приложения.
Освобождение следует применять только при точном соответствии установленному основанию. Например, сам факт использования обычного мобильного приложения или банковского сервиса еще не означает, что применяется именно специальное мобильное приложение в смысле налогового законодательства. Статус решения необходимо проверить до отказа от ККМ.
Если деятельность ведется в месте, где отсутствует сеть телекоммуникаций общего пользования, налогоплательщик при денежных расчетах применяет ККМ без передачи данных. Это не освобождение от кассы, а особый вариант ее применения.
При изменении деятельности, адреса торговой точки или способов оплаты вывод о необходимости ККМ нужно пересмотреть. Основание, которое подходило при запуске бизнеса, может перестать соответствовать фактической модели расчетов.
Как выбрать ККМ для бизнеса
Выбор следует начинать не с цены устройства, а с условий работы. Практический алгоритм выглядит так:
- Определить, проводит ли бизнес денежные расчеты, для которых нужна ККМ.
- Проверить, не относится ли налогоплательщик или операция к установленным исключениям.
- Установить, доступна ли в месте работы сеть телекоммуникаций общего пользования.
- Выбрать модель, которая включена в действующий реестр кассовых машин.
- Сопоставить возможности решения с реальными операциями: количеством торговых точек, рабочими местами кассиров, ассортиментом, возвратами и внутренним учетом.
Для точки с доступом к сети ориентиром является ККМ с функцией фиксации и передачи данных. Для места без телекоммуникационной сети законодательство предусматривает применение машины без передачи данных. Нельзя выбирать автономную кассу лишь потому, что такой вариант кажется удобнее: определяющим является место ведения деятельности и наличие сети.
До покупки или подключения кассы полезно проверить:
- присутствует ли конкретная модель в актуальном реестре;
- соответствует ли решение условиям использования на выбранном объекте;
- можно ли корректно указать фактическое место использования;
- поддерживает ли поставщик регистрацию, настройку и дальнейшее обслуживание;
- можно ли организовать работу кассиров и контроль закрытия смен;
- совместима ли ККМ с применяемой учетной системой.
Если предполагается интеграция с 1С, название конфигурации, ее версию и релиз необходимо зафиксировать до настройки обмена. Конкретный путь к кассовым настройкам зависит от конфигурации и текущего релиза 1С [требует проверки]. Поэтому использовать универсальную инструкцию по меню без сверки с установленной программой рискованно.
Регистрация и изменение сведений о ККМ
При регистрации ККМ с функцией передачи данных используются сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, кассу и место ее эксплуатации. В сообщении о регистрации предусмотрены ИИН или БИН, заводской номер, наименование или марка модели, год выпуска, дата подачи сведений и адрес использования. Сообщение подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика.
Адрес места использования раскрывается через населенный пункт, улицу или микрорайон, номер дома, а при наличии — номер квартиры, комнаты либо другого помещения. Поэтому до регистрации важно проверить, что фактическая точка работы и заявленный адрес совпадают.
При изменении места использования передаются обновленные сведения. Для этого также указываются данные налогоплательщика и кассы, регистрационный номер и новый адрес. Следовательно, простой перевоз ККМ в другую торговую точку без оформления изменений может привести к расхождению регистрационных данных с фактической эксплуатацией.
При снятии ККМ с учета передаются идентификационные сведения, регистрационный номер и причина снятия с учета. Выбор причины предусмотрен из соответствующего справочника. До подачи сообщения следует убедиться, что касса действительно больше не будет применяться по зарегистрированному месту.
Для машины без передачи данных предусмотрена регистрационная карточка. В ней, в частности, отражаются заводской номер, год выпуска и ИИН или БИН налогоплательщика.
После запуска ККМ бухгалтеру целесообразно организовать внутренний контроль: закрепить ответственных за кассовые операции, проверять правильность реквизитов и места использования, контролировать закрытие смен и своевременно обновлять регистрационные сведения. Фискальная память ККМ предусматривает регистрацию данных о фискализации, перерегистрации и закрытии смен, включая дату отчета, номер закрытия смены и сменные итоги покупок и продаж.
Частые вопросы
Нужна ли ККМ каждому предпринимателю? — Нет, обязанность зависит от проведения денежных расчетов и наличия установленного освобождения. Проверять следует фактическую деятельность и способ приема оплаты.
Можно ли работать без передачи данных, если интернет нестабилен? — Норма предусматривает ККМ без передачи данных для деятельности в местах отсутствия сети телекоммуникаций общего пользования. Достаточно ли периодических перебоев для применения этого правила, следует подтвердить применительно к конкретному месту [требует проверки].
Можно ли купить любую кассу с подходящими функциями? — Нет. По общему правилу модель должна быть включена в реестр кассовых машин. Наличие модели в реестре лучше проверить непосредственно перед приобретением или подключением.
Нужно ли обновлять сведения при переезде торговой точки? — Для ККМ с функцией передачи данных предусмотрена передача сообщения об изменении регистрационных сведений с указанием нового места использования.
Освобождает ли банковский терминал от применения ККМ? — По приведенным нормам такой автоматический вывод сделать нельзя. Необходимо отдельно определить вид расчета и проверить, применяется ли предусмотренное законом освобождение.
Источники
- Статья 110. Общие положения по применению контрольно-кассовой машины
- Правила применения ККМ: регистрация, изменение сведений и снятие с учета
- Регистрационная карточка ККМ без функции передачи данных
- Требования к информации, регистрируемой в фискальной памяти