Что означает статус «инвентаризация прошла»
Фраза «инвентаризация прошла» сама по себе не подтверждает, что ее результаты полностью оформлены и отражены в учете. Для бухгалтера это означает только то, что фактическая проверка могла состояться. Чтобы принять ее результат, нужно установить, на каком основании проводилась проверка, кто участвовал в ней, какие активы и обязательства были охвачены и сопоставлены ли фактические данные с данными бухгалтерского учета.
Полноту процедуры бухгалтер проверяет по распорядительным, первичным и учетным документам субъекта. В комплекте должны согласовываться цель проверки, ее дата, перечень проверяемых объектов, ответственные лица и результаты сопоставления. Само наличие описи еще не показывает, что все предусмотренные объекты проверены, а выявленные расхождения рассмотрены.
Поэтому отметка в программе, устное сообщение заведующего складом или готовая опись не дают полного ответа. Бухгалтеру необходимо проверить весь комплект документов и убедиться, что фактические результаты можно однозначно связать с данными бухгалтерского учета.
Как проверить, прошла ли инвентаризация
Проверку удобно начать с распорядительных документов субъекта. Бухгалтеру необходимо установить:
каким документом назначена инвентаризация;
какие лица проводили проверку;
какие имущество и обязательства проверялись;
на какую дату зафиксированы фактические данные;
соответствовал ли фактический состав участников распорядительному документу.
Затем нужно проверить охват объектов. Перечень в документах инвентаризации следует сопоставить с данными бухгалтерского учета, местами хранения, договорами и документами, подтверждающими нахождение имущества у субъекта или имущества субъекта у других лиц. Отдельного внимания требуют имущество вне основного места хранения, объекты в подразделениях и ценности, переданные материально ответственным лицам.
Практически это означает, что нельзя ограничиться только товарами на основном складе, если распорядительными и учетными документами предусмотрен более широкий охват. Следует сопоставить перечень проверенных объектов с регистрами бухгалтерского учета, местами хранения, договорами и внутренними документами субъекта. Если часть имущества находится в подразделении, у материально ответственного лица либо вне территории субъекта, бухгалтеру важно проверить, отражена ли она в документах инвентаризации.
Отдельно следует проверить установленный руководством порядок: даты, основание, состав участников и перечень объектов. Эти решения могут быть закреплены в приказах и иных внутренних документах. Если фактическая проверка расходится с установленным порядком, одной отметки о завершении недостаточно: результат необходимо оценивать по реально оформленным документам и данным учета.
Что комиссия должна была сделать до проверки
До начала подсчета и осмотра объектов комиссии полезно ознакомиться с документами предыдущей инвентаризации и решениями, принятыми по выявленным расхождениям. Такой контроль помогает установить, были ли отработаны прежние замечания и не повторяются ли одни и те же расхождения.
С учетом характера проверяемого имущества комиссия также проверяет организационную готовность к инвентаризации:
ограничен ли доступ к местам хранения на период фиксации фактических остатков;
пригодны ли используемые средства измерения;
определены ли последние приходные и расходные документы либо отчеты о движении имущества на момент начала проверки.
По документам материально ответственных лиц бухгалтер проверяет, переданы ли к началу инвентаризации приходные и расходные документы, отражено ли поступившее имущество и оформлено ли выбытие. Формулировки и состав таких документов должны соответствовать принятому у субъекта порядку документооборота.
Эти действия важны для корректного разграничения операций до и после начала проверки. Если последние документы о движении имущества не определены, бухгалтеру будет сложно достоверно сопоставить фактические остатки с учетными данными на одну дату.
После получения документов бухгалтеру следует проверить их взаимную согласованность: даты, места хранения, перечни имущества и ответственных лиц. Обнаруженные расхождения нельзя автоматически считать ошибкой учета — сначала необходимо установить их причины и сопоставить сведения с соответствующими первичными документами.
Когда инвентаризация обязательна независимо от плана
Плановая проверка — не единственное основание для проведения инвентаризации. Внеплановая проверка может потребоваться при событиях, из-за которых необходимо зафиксировать фактическое наличие и состояние имущества на определенную дату. При наличии такого события бухгалтеру следует сопоставить основание инвентаризации с распорядительным документом и комплектом оформленных результатов.
К обстоятельствам, которые необходимо отдельно отразить в документах субъекта, относятся:
смена материально ответственного лица и передача находившегося у него имущества;
выявление хищения, злоупотребления или порчи имущества;
последствия пожара, аварии, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации;
реорганизация субъекта, если для нее требуется определить фактический состав имущества и обязательств.
Если произошло одно из этих событий, бухгалтеру нужно проверить наличие отдельного основания, дату фиксации фактических данных и связь документов инвентаризации с соответствующим событием. Ранее проведенная плановая процедура не подтверждает остатки на более позднюю дату смены ответственного лица, происшествия или реорганизации.
Итоговый рабочий контроль можно построить так: найти распорядительный документ и проверить состав участников, сверить дату и основание, сопоставить фактический охват с установленным перечнем, убедиться в наличии подготовительных документов, а затем проверить сопоставление фактических данных с регистрами бухгалтерского учета. После этого следует проследить, как оформлены выявленные расхождения и какие решения по ним приняты. Только при согласованности этих документов можно обоснованно говорить, что результаты инвентаризации оформлены и проверены, а не просто отмечены как завершенные.
Частые вопросы
Как проверить, прошла ли инвентаризация? — Проверьте распорядительный документ руководства субъекта, фактический состав участников, дату и основание проверки, перечень охваченных имущества и обязательств, документы материально ответственных лиц и сопоставление фактических данных с бухгалтерским учетом.
Достаточно ли проверить остатки на складе? — Нет, если установленный перечень включает другие объекты. Необходимо проверить имущество по всем предусмотренным местам нахождения, а также иные активы и обязательства, включенные в распорядительные и учетные документы субъекта.
Как часто нужно проводить инвентаризацию? — Периодичность и даты следует определять по действующим требованиям к бухгалтерскому учету и внутренним документам субъекта. В документах важно разграничивать плановую проверку и инвентаризацию, связанную с конкретным событием.
Кто утверждает состав участников инвентаризации? — Состав лиц, проводящих инвентаризацию, закрепляется в распорядительном документе руководства субъекта. Бухгалтеру следует сопоставить указанный в нем состав с лицами, подписавшими документы по результатам проверки.
Нужна ли новая проверка при смене материально ответственного лица? — При передаче имущества необходимо зафиксировать его фактическое наличие на дату приемки-передачи и оформить результаты так, чтобы можно было разграничить ответственность передающей и принимающей сторон.