В Казахстане необходимо различать отраслевую инвентаризацию лесных культур и бухгалтерскую инвентаризацию активов и обязательств.
Отраслевая инвентаризация регулируется приказом исполняющего обязанности Министра сельского хозяйства Республики Казахстан от 19 октября 2012 года № 17-02/532. Правила устанавливают порядок обследования лесных культур, питомников, площадей с проведёнными мерами содействия естественному возобновлению леса и оставленных под естественное заращивание в государственном лесном фонде. Они предусматривают состав комиссий, сроки проведения работ, использование полевых карточек, оценку приживаемости и сохранности культур и оформление документов по погибшим насаждениям.
Бухгалтерская инвентаризация проводится отдельно по общим правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241. Её цель — обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности, проверить наличие имущества и обоснованность обязательств.
Таким образом, результаты полевого обследования лесных культур служат основанием для дальнейших управленческих и учетных решений, но сами по себе не заменяют бухгалтерские документы и процедуру отражения результатов инвентаризации в учете.
При применении отраслевых правил необходимо учитывать их сферу действия и действующую редакцию нормативного акта.
Инвентаризация лесных культур: кого и чего она касается
Лесные культуры могут быть связаны с посадкой, дополнением, уходом, восстановлением участков и другими лесохозяйственными работами. Для бухгалтера объектом внимания становится не только сам участок, но и документальное отражение хозяйственных операций: использованные материалы, выполненные работы, понесенные затраты, расчеты с подрядчиками, имущество на хранении и обязательства организации.
Согласно пункту 61 Правил ведения бухгалтерского учета, инвентаризации подлежит все имущество независимо от места его нахождения. Проверять нужно также имущество, которое не принадлежит субъекту, но числится у него в учете: принятое на ответственное хранение, арендованное, полученное для переработки или принятое на комиссию. В проверку включают и имущество, по каким-либо причинам ранее не учтенное, а также все виды обязательств.
Это означает, что при работах с лесными культурами бухгалтерская комиссия должна определить полный состав проверяемых объектов. Например, отдельно могут проверяться материалы, оборудование, результаты незавершенных работ, документы по услугам подрядчиков и расчеты по заключенным договорам. Отнесение конкретных расходов и результатов работ к определенному объекту учета следует выполнять на основании учетной политики и первичных документов, а не только по итогам визуального осмотра участка.
Правила проведения инвентаризации лесных культур
Общий порядок требует проводить инвентаризацию активов и обязательств для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности не менее одного раза в год. Исключение предусмотрено для субъектов малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек: они самостоятельно определяют период проведения инвентаризации. Эти положения закреплены в пункте 60 Правил ведения бухгалтерского учета.
Количество плановых проверок в отчетном периоде, их даты и перечень проверяемых активов и обязательств руководство устанавливает в учетной политике. Следовательно, организации целесообразно заранее согласовать бухгалтерский график с сезоном полевых обследований. Такое согласование помогает получить фактические сведения в момент, когда состояние культур можно надлежащим образом оценить, и своевременно сопоставить их с документами.
Кроме плановой проверки, пункт 62 предусматривает случаи обязательного проведения инвентаризации:
при смене материально ответственного лица — на день приемки-передачи дел;
при выявлении хищения, злоупотребления или порчи имущества;
после стихийного бедствия, пожара, аварии либо другой чрезвычайной ситуации;
при реорганизации субъекта перед составлением разделительного бухгалтерского баланса.
Для лесохозяйственной организации особенно существенны события, способные повлиять на сохранность имущества или результаты выполненных работ. Однако бухгалтеру не следует самостоятельно определять профессиональные показатели состояния насаждений: фактические характеристики должны подтверждать компетентные специалисты и надлежащие документы.
Проведение инвентаризации культур: порядок действий
Для проверки активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководства субъекта. Если необходима оценка лесных культур непосредственно на местности, в работу следует включить работников, способных идентифицировать участки и объяснить содержание лесохозяйственной документации.
Практический порядок можно построить следующим образом:
- Издать приказ, определить состав комиссии, объекты, даты и ответственных лиц.
- Составить перечень участков, имущества, затрат, договоров и обязательств, которые требуется проверить.
- Получить учетные регистры, первичные документы и сведения профильных подразделений.
- Провести фактическую проверку и оформить ее результаты документально.
- Сопоставить фактические сведения с бухгалтерским учетом.
- Рассмотреть расхождения, установить их причины и оформить решение руководства.
- Отразить утвержденные результаты в учете на основании надлежащих документов.
До начала проверки члены комиссии знакомятся с материалами предыдущей инвентаризации и принятыми по ее результатам мерами. Они также получают последние реестры приходных и расходных документов либо отчеты о движении проверяемого имущества. Если проверяются места хранения, комиссия выполняет предусмотренные правилами подготовительные действия, включая контроль доступа и проверку используемых измерительных приборов.
Материально ответственные лица до начала процедуры представляют расписки о том, что поступившее имущество оприходовано, а выбывшее — списано. Для работ, связанных с лесными культурами, это помогает отделить фактические расхождения от документов, которые еще не были переданы в бухгалтерию.
Что проверить бухгалтеру после полевого обследования
Отчет профильных специалистов сам по себе не заменяет бухгалтерские документы. Бухгалтеру необходимо проверить, можно ли однозначно связать результаты обследования с конкретным участком, договором, этапом работ и учетным объектом. Наименование участка и другие идентификаторы должны последовательно использоваться во всех связанных документах.
Особого внимания требуют:
соответствие фактически выполненных работ условиям договора и первичным документам;
наличие документов на материалы, переданные подразделению или подрядчику;
корректность сведений об ответственном хранении и аренде;
наличие неучтенного имущества либо операций, не переданных в бухгалтерию;
обоснованность числящихся обязательств и расчетов;
исполнение решений, принятых после предыдущей инвентаризации.
Если обнаружены расхождения, их нельзя исправлять только на основании устного сообщения. Комиссия должна зафиксировать результаты, получить объяснения и передать материалы руководству. Бухгалтерские записи выполняются после надлежащего оформления и утверждения результатов в принятом организацией порядке.
Специальные правила инвентаризации лесных культур могут устанавливать профессиональные показатели, формы и порядок натурного обследования. Поскольку такие положения в представленных данных отсутствуют, перед утверждением внутреннего регламента необходимо проверить актуальную редакцию отраслевых нормативных актов Республики Казахстан на дату проведения работ.
Частые вопросы
Инвентаризация лесных культур и бухгалтерская инвентаризация — одно и то же? — Нет. Полевое обследование устанавливает фактическое состояние культур, а бухгалтерская процедура сопоставляет подтвержденные сведения об активах, затратах и обязательствах с учетными данными.
Как часто проводить бухгалтерскую инвентаризацию? — По общему правилу активы и обязательства инвентаризируют не менее одного раза в год. Малые субъекты с численностью работников не более десяти человек самостоятельно определяют период ее проведения.
Кто утверждает комиссию? — Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководство субъекта своим приказом.
Нужно ли проверять имущество, которое организации не принадлежит? — Да, если оно числится в бухгалтерском учете, например находится на ответственном хранении или используется по договору аренды.
Где взять специальные правила проведения инвентаризации лесных культур в РК? — Их следует искать в актуальных лесохозяйственных нормативных актах. Перед применением нужно проверить действующую редакцию, поскольку общие бухгалтерские правила не устанавливают методику оценки состояния насаждений.
Источники
Правила ведения бухгалтерского учета: глава 4 «Порядок проведения инвентаризации»
Правила инвентаризации лесных культур — приказ № 17-02/532 на «Әділет»
Правила ведения бухгалтерского учета — приказ № 241 на «Әділет»