Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Комиссия провела инвентаризацию склада, нашла испорченный товар и составила акт. Вы завели документ «Списание товаров», провели его — проводки встали. А через полгода приходит налоговая проверка и просит подтвердить, почему товар списан: где акт комиссии, где фото испорченной партии, где бухгалтерская справка по корректировке НДС. Бегать по папкам на диске и по почте — долго. Проще один раз прикрепить сканы прямо к документу списания. Именно за это отвечает справочник «СписаниеТоваровПрисоединённыеФайлы» — хранилище файлов, привязанных к конкретному документу «Списание товаров».
1. Назначение
Это служебный справочник. В нём лежат файлы (сканы, фото, PDF, Word, Excel), прикреплённые к документам «Списание товаров». Сам по себе он ничего не считает и не проводит — он хранит вложения и связывает их с документом-владельцем. Проводки, ЭСФ и СНТ формирует не он, а документ «Списание товаров».
2. Где найти
Обычно вы не открываете этот справочник напрямую — вы работаете с файлами изнутри документа:
- Раздел «Склад» (или «Запасы») → «Списание товаров».
- Откройте нужный документ списания.
- На верхней командной панели формы — кнопка «Присоединённые файлы» (значок скрепки).
- В открывшемся списке — команды «Добавить» (с диска / со сканера) и работа с уже прикреплёнными файлами.
Открыть само хранилище списком напрямую в 1С можно через «Функции для технического специалиста» или ввод навигационной ссылки: «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:
e1cib/list/Справочник.СписаниеТоваровПрисоединенныеФайлы
Прямой доступ списком нужен редко — например, чтобы массово снять пометку удаления или перенести файлы в тома. В повседневной работе используйте кнопку-скрепку в документе.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). Там две важные строки: версия платформы (например, 8.3.24.х) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если ваш релиз отличается, расположение кнопок может немного смещаться, но логика работы с файлами одинакова.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку» вы, как правило, не создаёте руками — она заводится автоматически, когда вы добавляете файл. Но у каждого файла есть поля, и их стоит понимать.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если заполнить неверно |
|---|---|---|
| Владелец (обязательное, ставится автоматически) | Ссылка на документ «Списание товаров», к которому привязан файл | Если добавлять файл не из документа, а из общего списка — легко привязать к чужому документу, и при проверке скан «не найдётся» |
| Наименование (обязательное) | Имя файла в списке. По умолчанию подставляется имя исходного файла | Непонятное имя (IMG_0043) — потом не найдёте нужный скан. Задайте осмысленно: «Акт комиссии от 04.09.2026» |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Определяет, чем 1С его откроет | Ставится автоматически, менять не нужно |
| Описание | Комментарий: что за документ, кто подписал, к какой строке относится | Пусто — не критично, но при большом числе вложений помогает |
| Хранение файла | Где лежит содержимое: в томах на диске или в информационной базе | Задаётся настройками, не в карточке файла (см. FAQ) |
| Автор / Дата создания | Кто и когда прикрепил файл | Заполняется автоматически, служит для аудита |
| Подписан ЭЦП | Признак, что файл подписан электронной подписью | Если подписанный файл открыть на редактирование — подпись слетит |
| Занят для редактирования | Показывает, что кто-то сейчас правит файл | Если забыли «Закончить редактирование» — другие увидят замок и не смогут открыть на изменение |
Как добавить файл — пошагово:
- В документе «Списание товаров» нажмите «Присоединённые файлы».
- «Добавить» → «Файл с диска» (или «Со сканера», если подключён сканер и модуль сканирования).
- Выберите файл, при необходимости переименуйте в поле Наименование.
- Заполните Описание — что это за документ.
- Сохраните. Файл появится в списке вложений документа.
4. Разобранный пример с цифрами и проводками
Ситуация. На складе выявлена порча товара «Мука в/с» себестоимостью 200 000 ₸. НДС при покупке был отнесён в зачёт по ставке 16% = 32 000 ₸. Порча сверх норм естественной убыли — значит, зачётный НДС надо исключить (норма п. 1 ст. 402 НК РК).
Вы заводите документ «Списание товаров» и проводите его. Формируются проводки:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 7470 «Прочие расходы» | 1330 «Товары» | 200 000 | Списана себестоимость испорченного товара |
| 7470 «Прочие расходы» | 1420 «НДС к возмещению» | 32 000 | Исключён из зачёта НДС по списанному товару (16%) |
Теперь — часть про наш справочник. Чтобы расход был документально подтверждён, вы прикрепляете к этому документу три файла:
Акт списания (порча) от 04.09.2026.pdf— акт инвентаризационной комиссии;Фото испорченной партии.jpg— снимок;Бухгалтерская справка по корректировке НДС.xlsx— расчёт исключения 32 000 ₸ из зачёта.
Каждый файл автоматически получает Владельца — тот самый документ «Списание товаров» на 200 000 ₸. Теперь при проверке достаточно открыть документ, нажать скрепку — и все три подтверждающих файла на месте.
Важно: сам справочник присоединённых файлов проводок не делает и суммы 200 000 / 32 000 не формирует. Он лишь хранит доказательную базу к документу, который эти проводки сделал.
5. Что можно делать с файлом (аналог «видов операции»)
У справочника нет «видов операции» — это не документ. Но набор действий с файлом фиксированный:
- Добавить — с диска, со сканера, из буфера обмена, по электронной почте.
- Открыть — для просмотра (файл открывается программой по расширению).
- Открыть для редактирования → внести правки → «Закончить редактирование» (создаётся новая версия).
- Подписать ЭЦП / проверить подпись.
- Зашифровать / расшифровать.
- Сохранить как — выгрузить копию на диск.
- Пометить на удаление.
- Просмотреть версии — если включено версионирование, видна история изменений.
6. Что формируется при работе
Справочник не проводится — у него нет движений по регистрам бухгалтерии, нет ЭСФ и СНТ. Всё это — зона ответственности документа «Списание товаров».
Что происходит при добавлении файла:
- создаётся элемент справочника «СписаниеТоваровПрисоединённыеФайлы» с ссылкой на документ-владельца;
- содержимое файла сохраняется либо в томах на диске (если настроено хранение в томах), либо внутри информационной базы;
- если включено версионирование — при каждом «Закончить редактирование» пишется новая версия, старые сохраняются;
- при подписании ЭЦП рядом сохраняется файл подписи.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — печатается не «карточка файла», а его содержимое. Вам доступны:
- Открыть и распечатать сам файл (PDF/Word/Excel — средствами приложения).
- Список присоединённых файлов — печать/вывод перечня вложений документа через стандартную команду «Ещё» → «Вывести список».
- Печатные формы самого «Списания товаров» (акт списания и т. п.) — из документа-владельца, не из справочника файлов.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами в другом сеансе) открыл файл на редактирование и не завершил. Откройте файл и нажмите «Закончить редактирование» либо «Отменить редактирование». Если пользователь недоступен — снять блокировку может администратор.
«Превышен максимальный размер файла» Скан слишком большой. Уменьшите разрешение при сканировании или сожмите PDF. Лимит настраивается: «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Максимальный размер файла».
«Том для хранения файлов не найден» / «Ошибка записи файла в том» Не задан или недоступен каталог тома на диске (сетевая папка отключена, нет прав). Проверьте настройки томов: «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Тома хранения файлов».
Файл прикреплён не к тому документу Так бывает, если добавлять файл из общего списка справочника, а не из документа. Откройте карточку файла, проверьте поле Владелец. Проще — всегда добавлять файл кнопкой-скрепкой изнутри нужного «Списания товаров».
«Подпись файла недействительна» после редактирования Вы открыли подписанный ЭЦП файл на редактирование — подпись перестаёт соответствовать содержимому. Подписанные файлы редактировать нельзя: снимите подпись, правьте, подписывайте заново.
9. FAQ
Где физически хранятся присоединённые файлы? Либо в томах на диске (папка/сетевой ресурс), либо внутри информационной базы. Режим задаётся в «Администрирование» → «Настройки работы с файлами». В томах — база не «пухнет»; в базе — файлы едут вместе с бэкапом.
Можно ли прикрепить к одному списанию несколько файлов? Да, сколько угодно: акт, фото, справку, договор. Все они попадут в список вложений этого документа.
Влияют ли присоединённые файлы на проводки, НДС или отчётность? Нет. Это доказательная база для проверок и внутреннего контроля. Проводки и налоги считает документ «Списание товаров».
Как отредактировать прикреплённый файл и сохранить изменения обратно в 1С? «Открыть для редактирования» → внесите правки в программе → вернитесь в 1С и нажмите «Закончить редактирование». Изменённый файл ляжет обратно, а при включённом версионировании сохранится и прежняя версия.
Случайно удалил файл — можно восстановить? Если он только помечен на удаление — снимите пометку. Если уже удалён обработкой «Удаление помеченных объектов», а версионирование велось — восстановить содержимое штатно нельзя, поможет только восстановление из резервной копии базы (или тома).
Можно ли подписать вложение ЭЦП? Да. В списке файлов есть команда подписания. Для этого должна быть настроена работа с электронной подписью и установлен нужный криптопровайдер. После подписания файл нельзя редактировать без потери подписи.
Почему у «Списания товаров» отдельный справочник файлов, а не один общий? Так устроен механизм присоединённых файлов в 1С: для каждого объекта-владельца создаётся свой справочник-хранилище. Поэтому в конфигурации есть «СписаниеТоваровПрисоединённыеФайлы», отдельно — присоединённые файлы поступлений, реализаций и т. д. Для вас это прозрачно: вы всегда работаете через скрепку в документе.
Видят ли вложения все пользователи? Доступ к файлам определяется правами на документ-владелец «Списание товаров». Кто может открыть документ — тот видит и его вложения.
Как перенести уже накопленные файлы из базы в тома на диске? В «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» настройте тома, затем выполните регламентную операцию переноса файлов в тома. База после этого станет заметно легче.
Можно ли прикрепить файл прямо со сканера? Да, командой «Добавить» → «Со сканера», если сканер подключён и в 1С настроен модуль сканирования (TWAIN). Удобно для актов комиссии — сразу в документ, без промежуточных папок.
10. Смежные документы
- Документ-владелец — «Списание товаров» (раздел «Склад»/«Запасы»). Именно к нему привязаны все элементы этого справочника; без документа файл существовать не может.
- На основании чего появляются файлы — акты инвентаризационной комиссии, фото, бухгалтерские справки, служебные записки, приказы на списание.
- Связанные объекты — «Инвентаризация запасов» (по её итогам часто и создаётся списание), а также аналогичные механизмы присоединённых файлов у других документов (поступления, реализации, перемещения).
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе». Строка с релизом конфигурации («Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0») и версия платформы — это то, к чему привязана данная инструкция. Если ваш релиз новее/старее — пункты меню могут слегка отличаться, но принцип работы с присоединёнными файлами тот же.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.