Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Бухгалтер начисляет зарплату за месяц — и цифры «не бьются». У нового менеджера ИПН удержали со всей суммы, без вычета 30 МРП. У другого сотрудника ОПВ считается, хотя он пенсионер и взносы платить не должен. У третьего зарплата ушла не на ту карту. Почти всегда корень один: неверно заполненная карточка в справочнике «Сотрудники организаций». Это не «просто список ФИО» — именно отсюда расчёт зарплаты берёт статусы для налогов, реквизиты для перечислений и данные для отчётности. Разберём карточку поле за полем, чтобы зарплата и налоги считались правильно с первого раза.
1. Назначение
Справочник хранит карточки физических лиц, оформленных в вашей организации как работники. Из него подсистема расчёта зарплаты берёт налоговый статус, привязку к физлицу, реквизиты для выплаты и учётные настройки. Один человек = одна запись «Сотрудник» в рамках одной организации.
2. Где найти
Открыть список можно двумя путями:
- Раздел «Зарплата» → блок «Справочники и настройки» → «Сотрудники».
- Раздел «Кадры» → «Сотрудники».
Быстрый способ — навигационная ссылка. В 1С нажмите Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+Alt+L в веб-клиенте) и вставьте:
e1cib/list/Справочник.СотрудникиОрганизаций
Новая карточка создаётся кнопкой «Создать». Приём на работу удобнее оформлять через документ «Приём на работу» — он и сотрудника заведёт, и кадровое движение проведёт (см. раздел 10).
2а. Как узнать свой релиз
«Главное меню» (значок ≡ в левом верхнем углу) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строку вида «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Инструкция актуальна для релиза, указанного в первой строке. На других релизах расположение отдельных полей может отличаться.
3. Как заполнить
Справочник тесно связан со справочником «Физические лица»: карточка сотрудника — это «роль» человека в конкретной организации. Логика такая: сначала есть физлицо (паспорт, ИИН, адрес), а «Сотрудник» ссылается на него.
Основные поля карточки
| Поле | Обязательное | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Фамилия, Имя, Отчество | Да | ФИО попадают во все документы, ведомости и отчётность. При создании нового сотрудника программа предложит создать одноимённое физлицо. Если человек уже есть в базе — выберите существующее физлицо, иначе получите дубль и «раздвоенный» стаж/доход. |
| Организация | Да | Определяет, в какой организации числится сотрудник. Влияет на все начисления и на то, от чьего имени сдаётся отчётность. При ошибке доход уйдёт «не в ту» организацию. |
| Физическое лицо | Да | Ссылка на карточку физлица. Именно оттуда берутся ИИН, дата рождения, паспорт, адрес, гражданство. Если случайно завести новое физлицо вместо существующего — по одному человеку задвоятся доходы и вычеты. |
| ИИН (в карточке физлица) | Да (де-факто) | Без корректного ИИН не сформируются 200.00 и ЭСФ по договорам ГПХ, платёжки в госорганы уйдут с ошибкой. Проверяется контрольным разрядом. |
| Дата рождения | Да | Влияет на пенсионный возраст (освобождение от ОПВ), на молодёжные льготы, на корректность отчётности. |
| Гражданство / статус (резидент, иностранец с ВНЖ и т.д.) | Да | Определяет применимость ОПВ, ВОСМС, ОСМС, ставку и порядок ИПН. Ошибка здесь — самая частая причина «лишних» или «недостающих» взносов. |
| Табельный номер | Присваивается автоматически | Уникальный номер внутри организации. Используется в ведомостях, табеле, расчётных листках. Дубли табельных номеров создают путаницу. |
Налоговый статус и вычеты
Открывается ссылкой «Налог на доходы» / «Ввод данных для расчёта ИПН и социального налога» в карточке физлица или через отдельный документ:
- Право на налоговый вычет по ИПН. Стандартный базовый вычет с 2026 года — 30 МРП в месяц (МРП = 4 325 ₸, то есть 129 750 ₸), но не более 360 МРП за год. Вычет применяется по заявлению сотрудника и только по одному месту работы. Если флаг вычета не установлен — ИПН удержат с полной базы, и работник получит меньше.
- Дополнительные вычеты (для лиц с инвалидностью, участников боевых действий, многодетных и т.д.) — отдельными строками.
Данные для выплаты зарплаты
- Способ выплаты — через кассу или на банковский счёт/карту.
- Номер лицевого/карточного счёта, банк — если выплата на карту. Ошибка в IBAN → деньги вернутся или уйдут не туда. Заполняется на закладке/по ссылке «Выплаты, учёт затрат».
Учётные настройки
- Способ отражения зарплаты в бухучёте — определяет счёт затрат (7210, 8110, 2930 и т.д.), на который лягут начисления сотрудника. Если не задать — начисления «зависнут» без корректного дебета.
Сохраняйте карточку кнопкой «Записать и закрыть». Пока сотрудник не записан, привязать его к кадровым документам нельзя.
4. Разобранный пример с проводками
Условие. Организация «ТОО Астана-Сервис» (плательщик НДС, ставка 16%). Менеджер Ахметов А. А., резидент РК, оклад 300 000 ₸ в месяц, написал заявление на базовый вычет 30 МРП. Пенсионный возраст не наступил. Считаем зарплату за сентябрь 2026.
Исходные величины 2026: МРП = 4 325 ₸, МЗП = 85 000 ₸, базовый вычет = 30 × 4 325 = 129 750 ₸.
Шаг 1. ОПВ (10%). 300 000 × 10% = 30 000 ₸ (потолок базы 50 МЗП = 4 250 000 ₸ не достигнут).
Шаг 2. ВОСМС (2%). 300 000 × 2% = 6 000 ₸.
Шаг 3. База ИПН. 300 000 − 30 000 (ОПВ) − 6 000 (ВОСМС) − 129 750 (вычет) = 134 250 ₸.
Шаг 4. ИПН (10%). 134 250 × 10% = 13 425 ₸ (годовой доход далеко ниже порога 8 500 МРП, где начинается 15%).
Шаг 5. Взносы и налоги работодателя.
| Платёж | База | Ставка | Сумма |
|---|---|---|---|
| ОПВР (за счёт работодателя) | 300 000 | 3,5% | 10 500 ₸ |
| ОСМС (за счёт работодателя) | 300 000 | 3% | 9 000 ₸ |
| СО (соц. отчисления) | 300 000 − 30 000 = 270 000 | 5% | 13 500 ₸ |
| Соцналог | 270 000 (доход − ОПВ) − взносы по формуле* | 6% | считается за минусом СО |
*Соцналог = 6% от (доход − ОПВ − ВОСМС) минус СО; при отрицательном результате принимается ноль.
На руки сотруднику: 300 000 − 30 000 − 6 000 − 13 425 = 250 575 ₸.
Проводки при начислении и удержаниях (счета РК):
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Начислена зарплата | 7210 | 3350 | 300 000 |
| Удержан ОПВ | 3350 | 3220 | 30 000 |
| Удержан ВОСМС | 3350 | 3210 | 6 000 |
| Удержан ИПН | 3350 | 3120 | 13 425 |
| ОПВР работодателя | 7210 | 3240 | 10 500 |
| ОСМС работодателя | 7210 | 3210 | 9 000 |
| Социальные отчисления | 7210 | 3210 | 13 500 |
| Социальный налог | 7210 | 3150 | по расчёту |
| Выплата на карту | 3350 | 1030 | 250 575 |
Все статусы для этих расчётов (резидент, право на вычет, пенсионный возраст) программа берёт из карточки сотрудника/физлица. Ошибись в одном флаге — и, например, ИПН посчитается без вычета: 300 000 − 30 000 − 6 000 = 264 000 × 10% = 26 400 ₸ вместо 13 425 ₸.
5. Виды операции (роль справочника)
Справочник сам по себе документов не проводит, но задаёт «профиль» человека, от которого зависят:
- Начисление зарплаты и удержаний — оклад, ОПВ, ВОСМС, ИПН.
- Взносы работодателя — ОПВР, ОСМС, СО, соцналог.
- Применение вычетов — базовый 30 МРП и дополнительные.
- Выплата — через кассу или на карту/счёт.
- Кадровый учёт — приём, перемещение, увольнение (через кадровые документы, ссылающиеся на сотрудника).
- Отчётность — форма 200.00, данные для ЕНПФ, ФСМС, ГФСС.
6. Что формируется при использовании
Сама запись справочника формирует движения по регистрам сведений: сведения о сотруднике, о налоговом статусе, о способе выплаты, о способе отражения зарплаты в учёте. Проводки и движения по регистрам расчёта появляются, когда на этого сотрудника проводятся документы:
- Кадровые документы («Приём на работу», «Кадровое перемещение», «Увольнение») → записи в регистрах кадрового учёта.
- «Начисление зарплаты» → проводки из раздела 4 и движения по регистрам взаиморасчётов с работниками, накопления вычетов и налогов.
- «Ведомость на выплату зарплаты» → проводки по Кт 1010/1030 и движения по расчётам.
Электронные документы (ЭСФ, СНТ) с зарплатой напрямую не связаны — они относятся к реализации товаров/услуг. Но если с физлицом заключён договор ГПХ на услуги с НДС, его данные из карточки используются при выписке ЭСФ в ИС ЭСФ.
7. Печатные формы
Из карточки сотрудника и связанных документов доступны:
- Личная карточка работника (Т-2).
- Приказ о приёме на работу (Т-1).
- Трудовой договор (по шаблону).
- Расчётный листок — по данным начислений.
- Справка о доходах (для банка/суда).
- Справка с места работы.
Кнопка «Печать» доступна как в самой карточке, так и в кадровых документах, оформленных на этого сотрудника.
8. Частые ошибки
«Не заполнено значение реквизита "Физическое лицо"». Карточка сотрудника не привязана к физлицу. Откройте запись, в поле «Физическое лицо» выберите существующего человека или создайте нового. Не плодите дубли — сначала поиском проверьте, нет ли физлица в базе.
«Указанный ИИН уже используется у другого физического лица». Вы завели дубль. Найдите исходную карточку физлица, а этого сотрудника перепривяжите к ней. Дубли ИИН ломают 200.00 и перечисления в госорганы.
«Проверка ИИН не пройдена: неверное контрольное число». ИИН введён с опечаткой. Сверьте с удостоверением личности — в 12-значном ИИН последняя цифра контрольная.
ИПН удержан без вычета — сотрудник получил меньше. Не установлено право на вычет. В карточке физлица откройте «Ввод данных для расчёта ИПН» и укажите право на стандартный вычет 30 МРП с нужной даты, затем перепроведите начисление зарплаты.
По пенсионеру считается ОПВ. Не учтён возраст или статус. Проверьте дату рождения и налоговый статус — по достигшим пенсионного возраста ОПВ не удерживается.
Зарплата не отражается на счёте затрат / «висит» без дебета. Не задан способ отражения зарплаты в учёте. Заполните его в карточке или в настройках организации.
9. FAQ
Чем «Сотрудник» отличается от «Физического лица»? «Физическое лицо» — это человек с паспортом, ИИН, адресом (один на всю базу). «Сотрудник» — его оформление в конкретной организации. Один человек может быть сотрудником нескольких организаций базы, но физлицо у него одно.
Можно ли одного человека принять на две должности? Да. Оформляется отдельная запись «Сотрудник» (внутреннее совместительство) со своим табельным номером, но ссылающаяся на то же физлицо. Так доходы и вычеты корректно суммируются по одному ИИН.
Какой сейчас базовый вычет по ИПН? С 2026 года — 30 МРП в месяц (при МРП 4 325 ₸ это 129 750 ₸), но не более 360 МРП за год. Прежняя норма 14 МРП больше не применяется. Вычет — по заявлению и только по одному месту работы.
Какие ставки взносов задаёт статус сотрудника в 2026? ОПВ 10% (потолок базы 50 МЗП), ОПВР 3,5%, ВОСМС 2%, ОСМС 3%, СО 5%, соцналог 6%, ИПН 10% (15% с дохода свыше 8 500 МРП за год).
Как правильно уволить сотрудника? Документом «Увольнение» со ссылкой на сотрудника. Он рассчитает компенсацию за отпуск и закроет кадровый период. Саму карточку из справочника не удаляйте — по ней остаётся история и отчётность.
Куда вписать номер карты для перечисления зарплаты? В способ выплаты — «на счёт в банке», затем укажите банк и лицевой/карточный счёт (IBAN). Проверяйте IBAN до первой выплаты: ошибка вернёт деньги через несколько дней.
Почему у иностранного работника взносы считаются иначе? Применимость ОПВ, ОСМС, ВОСМС зависит от гражданства и статуса (резидент, ВНЖ, гражданин ЕАЭС). Всё берётся из карточки физлица — проверьте поле гражданства и налоговый статус.
Можно ли удалить сотрудника, если он ошибочно заведён? Если по нему нет ни одного документа — пометьте на удаление и запустите «Удаление помеченных объектов». Если движения уже есть, удалить не получится: система покажет ссылки. Тогда просто не используйте карточку дальше.
Влияет ли карточка на расчёт НДС? Напрямую — нет. НДС (ставка 16% в 2026) относится к реализации и покупкам. Данные сотрудника нужны для ЭСФ только при договорах ГПХ на облагаемые услуги.
Где посмотреть все начисления и удержания по человеку? Отчёты раздела «Зарплата»: расчётный листок, свод начислений и удержаний, а также анализ по ИПН и взносам — они группируются по сотруднику и физлицу.
10. Смежные документы
На основании справочника (используют сотрудника):
- «Приём на работу» — оформляет трудовые отношения, задаёт оклад и график.
- «Кадровое перемещение» — смена должности, подразделения, оклада.
- «Увольнение» — закрытие трудовых отношений и расчёт при увольнении.
- «Начисление зарплаты», «Ведомость на выплату зарплаты» — расчёт и выплата.
- «Отпуск», «Больничный лист», «Разовые начисления/удержания».
На основании чего создаётся сотрудник:
- Автоматически — из документа «Приём на работу» (рекомендуемый путь).
- Вручную — кнопкой «Создать» в списке справочника, с привязкой к физлицу.
Инструкция подготовлена для релиза 3.0.74.2 конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0. Свой релиз проверьте в «Главное меню → Справка → О программе»: там указаны версия платформы и релиз конфигурации. При обновлении конфигурации расположение отдельных полей может измениться.