Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Вы оформили сотрудника документом «Приём на работу в организацию». Кадровик просит: «Приложи скан удостоверения личности, заявление и подписанный трудовой договор — чтобы при проверке ГИТ или при аудите всё было в одном месте». Вы не хотите держать эти PDF в отдельной папке на диске, где их легко потерять или перепутать по сотрудникам. Вы нажимаете на приказе о приёме скрепку «Присоединённые файлы» и загружаете сканы прямо к документу. Вот именно эти вложения и живут в справочнике ПриемНаРаботуВОрганизациюПрисоединенныеФайлы.
1. Назначение
Это служебный справочник. Он хранит файлы, которые вы прикрепили к конкретному приказу «Приём на работу в организацию»: сканы удостоверения, заявления, трудового договора, приказа, справок. Каждая запись — один файл, привязанный к своему документу-владельцу. Отдельно, «сам по себе», этот справочник вы почти никогда не открываете — вы работаете с ним через кнопку на форме приказа.
2. Где найти
Штатный путь — от самого документа:
- Раздел «Зарплата» → «Кадровый учёт» → «Приёмы на работу в организацию».
- Откройте нужный приказ.
- На панели навигации формы (слева или сверху, зависит от настройки) — ссылка «Присоединённые файлы» или значок скрепки на командной панели.
- Откроется список файлов этого приказа — здесь вы добавляете, открываете, редактируете и удаляете вложения.
Открыть весь справочник целиком (для администрирования) можно через «Все функции» или по навигационной ссылке. Меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (либо кнопка перехода по ссылке), вставьте:
e1cib/list/Справочник.ПриемНаРаботуВОрганизациюПрисоединенныеФайлы
Список без привязки к конкретному приказу нужен редко — например, чтобы найти «висящие» файлы или оценить объём хранилища.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок вопроса в правом верхнем углу). В открывшемся окне — версия платформы (например, 8.3.25.х) и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», строка вида 3.0.74.2. Сверяйте с первой строкой этой методички: интерфейс и набор полей могут отличаться между релизами.
3. Как заполнить
Отдельную запись вы, как правило, не создаёте руками через «Создать» — файл добавляется загрузкой. Поля заполняются автоматически, но понимать их нужно.
| Поле | Зачем оно и что будет при ошибке |
|---|---|
| Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на приказ «Приём на работу», к которому относится файл. Именно по нему файл виден на форме документа. Вручную не трогаете — если открепить от владельца, вложение «повиснет» и на приказе исчезнет. |
| Наименование (обязательное) | Понятное имя файла без расширения. По умолчанию берётся из имени загружаемого файла. Задайте осмысленно — «Удостоверение_Ахметов», а не «scan001»: иначе через полгода не найдёте нужный документ в списке из десятка вложений. |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Подставляется само при загрузке. От него зависит, какой программой файл откроется. |
| Хранилище / Том хранения файлов | Где физически лежит файл: внутри информационной базы или в томе на диске/сетевом ресурсе. Задаёт администратор в настройках работы с файлами. Если тома настроены, а диск недоступен — файл не откроется. |
| Автор | Кто загрузил файл. Проставляется автоматически по текущему пользователю. Нужно, чтобы понимать, кто отвечает за вложение. |
| Дата создания / Дата изменения | Служебные отметки. Дата изменения обновляется при каждом сохранении новой версии. |
| Размер | Объём файла. Смотрите, если база «пухнет»: тяжёлые сканы лучше хранить в томах, а не внутри базы. |
| Подписан ЭЦП | Признак, что файл заверен электронной подписью. После подписания файл нельзя редактировать, не сняв подпись. |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл не открыть без сертификата. |
| Редактирует (занят) | Кто сейчас держит файл «на редактировании». Пока стоит отметка, другой пользователь файл не изменит — только откроет для просмотра. |
Порядок добавления файла:
- На форме приказа откройте «Присоединённые файлы».
- Нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» (или перетащите файл мышью в окно, или «Со сканера», если настроено).
- Выберите файл, при необходимости поправьте Наименование.
- Файл загружен — запись создана автоматически. При двойном клике он открывается для просмотра.
4. Разобранный пример
Ситуация. 4 сентября 2026 года вы приняли Ахметова А.А. на должность менеджера с окладом 340 000 ₸. Оформили приказ «Приём на работу в организацию». К нему нужно приложить три документа.
Ваши действия:
- Открыли приказ, нажали скрепку «Присоединённые файлы».
- Добавили:
Удостоверение_Ахметов.pdf— 1,2 МБ;Заявление_о_приёме.jpg— 0,8 МБ;Трудовой_договор_№45.pdf— 0,5 МБ.
- Трудовой договор подписали ЭЦП руководителя прямо в 1С: у файла появился признак «Подписан ЭЦП».
Результат: в справочнике ПриемНаРаботуВОрганизациюПрисоединенныеФайлы появились три записи, у каждой Владелец = приказ о приёме Ахметова.
Почему здесь нет проводок и НДС. Это принципиально: справочник присоединённых файлов не участвует в бухгалтерском и налоговом учёте. Он не делает движений по счетам, не считает налоги и не влияет на закрытие месяца.
Бухгалтерия и налоги «оживают» позже — когда вы начислите зарплату Ахметову документом «Начисление зарплаты». Вот там, уже по данным приёма, появятся суммы и проводки. Для наглядности, как считается зарплата за полный сентябрь 2026 при окладе 340 000 ₸ (ставки РК 2026: вычет по ИПН — 30 МРП, МРП = 4 325 ₸; ОПВ 10%; ВОСМС 2%; ИПН 10%):
| Показатель | Расчёт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|
| Начислено (оклад) | — | 340 000 |
| ОПВ (10%) | 340 000 × 10% | 34 000 |
| ВОСМС (2%) | 340 000 × 2% | 6 800 |
| Вычет по ИПН | 30 × 4 325 | 129 750 |
| Облагаемый доход ИПН | 340 000 − 34 000 − 6 800 − 129 750 | 169 450 |
| ИПН (10%) | 169 450 × 10% | 16 945 |
| К выплате | 340 000 − 34 000 − 6 800 − 16 945 | 282 255 |
И только эти суммы дадут проводки в учёте (Дт 7210/8410 Кт 3350 — начисление; Дт 3350 Кт 3120 — ИПН; Дт 3350 Кт 3220 — ОПВ и ВОСМС и т. д.). Сами присоединённые файлы к этим движениям отношения не имеют — они лишь хранят подтверждающие сканы приказа.
5. Виды операции
У этого справочника нет «видов операции» в том смысле, в каком они есть у документов. Это не документ, а хранилище файлов. Доступные действия над записью:
- Добавить файл (с диска, перетаскиванием, со сканера);
- Открыть / Открыть для редактирования (файл блокируется признаком «Занят»);
- Закончить редактирование (сохранить как новую версию и снять блокировку);
- Отменить редактирование;
- Подписать ЭЦП / Проверить подпись / Сохранить вместе с подписью;
- Зашифровать / Расшифровать;
- Сохранить копию на диск;
- Просмотр версий (если ведётся история версий);
- Пометить на удаление.
6. Что формируется
Здесь тоже важно не придумывать лишнего:
- Проводок нет. Справочник не делает движений по счетам (ни 1210, ни 3310, ни 3130 — никаких).
- ЭСФ и СНТ не формируются. Электронные счета-фактуры и накладные к присоединённым файлам приказа о приёме отношения не имеют — это кадровый документ, а не реализация.
- Движений по регистрам учёта нет.
Что реально происходит при сохранении файла:
- создаётся запись в справочнике с привязкой к владельцу-приказу;
- сам файл записывается либо в информационную базу, либо в том хранения на диске/сервере (по настройке);
- при повторном редактировании создаётся новая версия файла (если включено хранение версий), старая остаётся в истории;
- обновляется индекс полнотекстового поиска — потом файл находится через общий поиск;
- при подписании — сохраняется электронная подпись вместе с файлом.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет. Вы работаете с содержимым самих файлов:
- двойной клик — открыть файл в ассоциированной программе (PDF — в просмотрщике, docx — в Word) и распечатать уже оттуда;
- «Сохранить как…» — выгрузить копию файла на диск;
- печать самого приказа о приёме на работу — это уже печатная форма документа-владельца (унифицированная форма приказа), а не файлового справочника.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Файл кто-то открыл на редактирование и не закрыл (либо вы сами — из другого сеанса). Попросите пользователя нажать «Закончить редактирование». Если человек недоступен, администратор может снять блокировку через «Освободить занятые файлы» в настройках работы с файлами.
«Файл не найден в томе хранения» / «Не удалось получить файл». Файлы хранятся в томе на диске, а путь стал недоступен (сеть, переименованная папка, права доступа). Проверьте настройки томов: «Администрирование» → «Настройки работы с файлами» → «Тома хранения файлов» и доступность каталога.
«Превышен максимальный размер файла». Загружаемый скан больше лимита из настроек. Уменьшите разрешение скана или увеличьте лимит в «Настройках работы с файлами».
Файл не открывается для редактирования, только для просмотра. Файл подписан ЭЦП или зашифрован. Чтобы изменить — сначала снимите подпись (подпись станет недействительной) или расшифруйте файл сертификатом.
После загрузки файла на приказе его не видно. Скорее всего вы добавили файл не к тому документу или потеряли привязку к Владельцу. Откройте файл и проверьте поле «Владелец» — оно должно указывать на нужный приказ о приёме.
9. FAQ
Как прикрепить скан удостоверения к приказу о приёме? Откройте приказ «Приём на работу в организацию», нажмите «Присоединённые файлы» (скрепка), затем «Добавить» → «Из файла на диске» и выберите скан. Файл сразу привяжется к этому приказу.
Делает ли этот справочник проводки или считает налоги? Нет. Это служебное хранилище файлов. Проводки и расчёт ИПН, ОПВ, ВОСМС, СО, соцналога делает документ начисления зарплаты, а не присоединённые файлы.
Где физически хранятся загруженные файлы? Либо внутри информационной базы, либо в томе хранения на диске/сервере — зависит от настроек в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами». Для больших объёмов рекомендуют тома, чтобы не раздувать базу.
Можно ли подписать вложенный файл ЭЦП прямо в 1С? Да. Выделите файл и выберите «Подписать ЭЦП». После подписания файл станет доступен только для просмотра, у него появится признак «Подписан ЭЦП». Подпись можно проверить и сохранить вместе с файлом.
Что такое «версии файла» и зачем они? Если включено хранение версий, при каждом сохранении изменённого файла старая копия остаётся в истории. Через «Версии» вы посмотрите, кто и когда менял файл, и при необходимости вернётесь к прежней редакции.
Почему файл открывается только на чтение? Он либо занят другим пользователем (кто-то редактирует), либо подписан ЭЦП / зашифрован. Снимите блокировку («Закончить редактирование»), снимите подпись или расшифруйте — тогда правка станет доступна.
Можно ли открыть справочник без документа-приказа?
Технически да — по навигационной ссылке e1cib/list/Справочник.ПриемНаРаботуВОрганизациюПрисоединенныеФайлы или через «Все функции». Но на практике это нужно только администратору; обычная работа — через кнопку на форме приказа.
Удалится ли файл, если пометить на удаление сам приказ о приёме? Присоединённые файлы подчинены приказу-владельцу. При удалении приказа через «Удаление помеченных объектов» его вложения тоже удаляются. Поэтому важные сканы имеет смысл дополнительно сохранять копией на диск.
Есть ли у присоединённых файлов печатная форма? Своей — нет. Вы открываете и печатаете сам файл в его программе. Унифицированную печатную форму приказа печатает документ «Приём на работу», а не файловый справочник.
Формируется ли по этим файлам ЭСФ или СНТ? Нет. ЭСФ (ИС ЭСФ) и СНТ относятся к реализации и перемещению товаров/услуг, а не к кадровым приказам. Присоединённые файлы приказа о приёме электронных документов не создают.
10. Смежные документы
- Документ-владелец: «Приём на работу в организацию» (раздел «Зарплата» → «Кадровый учёт»). Именно на его основании существует эта запись — файл всегда привязан к конкретному приказу.
- Аналогичные файловые справочники есть почти у всех объектов конфигурации: у сотрудников, у документов начисления и выплаты зарплаты, у кадровых переводов и увольнений. Механизм один и тот же — «Присоединённые файлы».
- Что вводят «на основании» этих файлов: ничего. Справочник не является основанием для ввода других документов — он только хранит вложения.
- Логическое продолжение по сотруднику: «Начисление зарплаты», «Ведомость на выплату», кадровые перемещения — но данные для них берутся из приказа о приёме, а не из его присоединённых файлов.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана». Если ваш релиз отличается от указанного ниже, расположение кнопки «Присоединённые файлы» и набор действий могут немного меняться.
Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).