Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Поставщик прислал вам подписанный акт и накладную в PDF, а ещё скан доверенности водителя. Бумаги вы подошьёте в папку, но через полгода при сверке или проверке искать их в этой папке — мука. Правильнее прикрепить файлы прямо к документу «Поступление (акты, накладные)». Тогда сканы всегда рядом с проводками: открыли поступление — и вот они, акт и накладная, с ЭЦП и историей правок. За это отвечает служебный справочник «Присоединённые файлы (Поступления ТМЗ и услуг)». Вы почти никогда не открываете его напрямую — вы работаете с ним через кнопку-скрепку в самом поступлении. Но понимать, как он устроен, полезно: именно здесь хранятся версии, подписи и права доступа к вашим сканам.
1. Назначение
Справочник хранит файлы, присоединённые к документам «Поступление товаров и услуг»: сканы актов, накладных, счетов, договоров, доверенностей, фото товара. Каждый прикреплённый файл — это отдельный элемент справочника, «привязанный» (владелец) к своему документу поступления. Сам по себе справочник не делает проводок и не формирует ЭСФ — он только хранит документы-приложения.
2. Где найти
Обычный путь — через сам документ:
- Раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, ГТД)» → открываете нужный документ → на верхней панформы жмёте значок скрепки («Присоединённые файлы») или «Ещё» → «Присоединённые файлы».
- Откроется список файлов этого поступления. Отсюда — «Добавить», «Открыть», «Просмотр».
Открыть весь справочник напрямую (все файлы по всем поступлениям) можно навигационной ссылкой. Скопируйте её и вставьте в «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+Shift+F в списке команд):
e1cib/list/Справочник.ПоступлениеТоваровУслугПрисоединенныеФайлы
Прямой вход нужен редко — для массового поиска или чистки хранилища. Обычному пользователю удобнее скрепка в документе.
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок «i» на панели). В окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.25.х) и релиз конфигурации — здесь должно быть «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если у вас цифры меньше — часть кнопок работы с файлами (скан, ЭЦП, версии) может выглядеть иначе.
3. Как заполнить
Отдельную «карточку файла» вы обычно не заполняете вручную — она создаётся при добавлении файла. Но каждое поле важно понимать.
Добавление файла (главное действие). В списке присоединённых файлов нажмите «Добавить» и выберите способ:
- Из файла на диске — выбираете PDF/JPG/XLSX. Самый частый вариант.
- Со сканера — если сканер подключён и настроен (TWAIN). Удобно для бумажных актов.
- Из буфера обмена — вставить скриншот.
- По шаблону — создать файл из заранее подготовленного шаблона.
Поля карточки файла:
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) | Как файл называется в списке. По умолчанию берётся имя файла. Назовёте невнятно («скан1») — потом не найдёте нужный документ среди десятка приложений. Пишите по делу: «Акт №128 от 03.09.2026». |
| Расширение | Тип файла (pdf, jpg, docx). Подставляется автоматически. Если администратор запретил тип — файл не прикрепится. |
| Автор | Кто прикрепил файл. Заполняется текущим пользователем. Нужно для ответственности и прав доступа. |
| Дата создания | Когда файл добавлен в базу. Ставится автоматически. |
| Комментарий | Пояснение: «оригинал получен по почте», «копия, оригинал у поставщика». Не обязательно, но экономит вопросы при сверке. |
| Хранить версии | Флажок. Если включён — при каждом изменении сохраняется новая версия, старые не теряются. Полезно для документов, которые правятся (например, протокол разногласий). |
| Подписан ЭЦП | Признак, что на файл наложена электронная подпись. Ставится не вручную, а командой «Подписать». |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата. |
После добавления файл сразу виден в списке приложений документа. Сохранять «карточку» отдельно не нужно.
4. Разобранный пример
Ситуация. 3 сентября 2026 года ТОО «Актив» получило от ТОО «Снабженец» товар: 100 единиц по 10 000 ₸ без НДС. Поставщик — плательщик НДС, ставка 16%. Поставщик прислал на почту подписанную накладную и акт в PDF. Вы заводите поступление и прикрепляете оба файла.
Суммы в документе поступления:
- Стоимость товара без НДС: 100 × 10 000 = 1 000 000 ₸
- НДС 16%: 1 000 000 × 0,16 = 160 000 ₸
- Итого к оплате: 1 160 000 ₸
Проводки формирует документ «Поступление товаров и услуг» (не справочник файлов):
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 1330 | 3310 | 1 000 000 | Оприходован товар на склад |
| 1420 | 3310 | 160 000 | Учтён НДС по приобретению (в зачёт) |
Итого кредиторская задолженность перед поставщиком по счёту 3310 — 1 160 000 ₸.
А что делает справочник присоединённых файлов? Ничего в бухгалтерии. Он лишь сохраняет два ваших PDF как элементы, привязанные к этому поступлению:
- В открытом поступлении жмёте скрепку → «Добавить» → «Из файла» → выбираете
Накладная_128.pdf. Наименование правите на «Накладная №128 от 03.09.2026». - Ещё раз «Добавить» →
Акт_128.pdf→ «Акт приёмки №128 от 03.09.2026». - Если накладная подписана ЭЦП поставщика — файл откроется с признаком подписи; вы можете наложить и свою: «Подписать ЭЦП».
Теперь у поступления на 1 160 000 ₸ рядом с проводками лежат оба скана. При сверке или проверке вы открываете документ и сразу видите первичку — искать в почте и папках не нужно.
5. Виды операции (способы добавления)
У справочника нет «видов операции», как у документа. Аналог — способы, которыми файл попадает в базу:
- Загрузка с диска — готовый файл.
- Сканирование — прямо со сканера в документ.
- Из буфера обмена — вставка изображения/скриншота.
- Создание по шаблону — новый файл из типового бланка.
Над уже присоединённым файлом доступны: Открыть, Редактировать / Закончить редактирование, Сохранить изменения, Сохранить как (выгрузить на диск), Подписать ЭЦП, Проверить подпись, Зашифровать / Расшифровать, Удалить.
6. Что формируется при добавлении
- Проводок нет. Присоединение файла не меняет бухгалтерский и налоговый учёт.
- ЭСФ и СНТ не формируются — это делает сам документ поступления (в разделе «Электронные документы» ЭСФ/СНТ по нужде). Файл-приложение к ним отношения не имеет.
- Связь «владелец» — файл жёстко привязан к своему поступлению. Удалите поступление — файлы тоже станут недоступны.
- Хранилище файлов — содержимое записывается либо в информационную базу, либо в тома на диске (зависит от настройки администратора). При включённом флажке «Хранить версии» ведётся история версий.
- Наложение ЭЦП сохраняет подпись вместе с файлом и фиксирует признак «Подписан».
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника присоединённых файлов нет — это хранилище, а не документ учёта. Печатаются:
- сам присоединённый файл — откройте его во внешней программе (Acrobat, Word, просмотр изображений) и печатайте оттуда;
- печатные формы поступления — из документа-владельца: «Накладная (ТОРГ-12 / Ф-2)», «Акт приёмки», «Счёт-фактура (ЭСФ)», «Универсальный печатный бланк».
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы с другого места) открыл файл на редактирование и не закончил. Пока файл «занят», другие могут только смотреть. Решение: тот, кто занял, нажимает «Закончить редактирование» и «Сохранить изменения». Если пользователь ушёл, а файл висит занятым — администратор снимает блокировку через «Освободить» (команда «Ещё» в списке файлов) или в администрировании.
«Превышен максимальный размер файла» Администратор задал лимит (например, 20 МБ). Тяжёлый скан не прикрепляется. Решение: пересканируйте с меньшим разрешением/в PDF с сжатием, либо попросите администратора поднять лимит в разделе «Администрирование» → «Общие настройки» → «Работа с файлами».
«Расширение файла … не является допустимым» Тип файла в чёрном списке (часто — .exe, .bat, реже .zip). Решение: конвертируйте документ в PDF/JPG или согласуйте расширение с администратором в списке допустимых.
«Не удалось получить файл из тома хранения» Файлы хранятся в томе на диске, а том недоступен (сетевой путь отвалился, файл удалили вручную с диска). Решение — к администратору: восстановить том/путь. Никогда не удаляйте файлы из томов вручную мимо 1С.
Файл не подписывается ЭЦП: «Не найден сертификат» На рабочем месте нет установленного личного сертификата или криптопровайдера. Решение: установите сертификат в хранилище и настройте его в «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭП».
9. FAQ
Ниже — частые вопросы бухгалтеров по работе с приложениями к поступлению.
10. Смежные документы
- Владелец (на основании чего существует файл): документ «Поступление товаров и услуг» (Покупки → Поступление). Без поступления элемент справочника не создаётся.
- Параллельные объекты: у каждого вида документа свой справочник присоединённых файлов — «ПоступлениеДополнительныхРасходовПрисоединённыеФайлы», «РеализацияТоваровУслугПрисоединённыеФайлы», «СчётНаОплатуПрисоединённыеФайлы» и т. д. Логика работы одинакова.
- Связанные операции: на основании самого поступления вводятся «Платёжное поручение исходящее»/«Списание с расчётного счёта» (оплата поставщику), «Возврат товаров поставщику», «Счёт-фактура (ЭСФ)», «СНТ». Прикреплённые файлы при этом остаются у поступления и на эти документы не переносятся.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта методичка проверена на «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. Если ваш релиз отличается, названия кнопок работы с файлами могут немного различаться, но принцип одинаков.
Материал подготовлен для 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0.74.2 (редакция 3.0).