Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Поставщик привёз станок, вместе с ним — счёт-фактуру, накладную и паспорт оборудования. Вы завели основное средство в базе, но бумаги лежат в папке на столе. Через полгода налоговая просит подтверждающие документы по этому ОС, а вы вспоминаете, что накладную куда-то переложили. Знакомо? Чтобы это не повторялось, скан документа нужно прикрепить прямо к карточке основного средства. За такое хранение отвечает служебный справочник «ОсновныеСредстваПрисоединённыеФайлы». Вы почти никогда не открываете его напрямую — вы работаете с ним через кнопку «Присоединённые файлы» в карточке ОС. Но понимать, как он устроен, полезно: от этого зависит, найдёте вы документ через два года или нет.
1. Назначение
Справочник хранит файлы (сканы, фото, PDF, договоры, паспорта оборудования), привязанные к конкретному объекту справочника «Основные средства». Каждая запись — это один файл со своей историей версий, автором и, при необходимости, электронной подписью. Владельцем записи всегда выступает элемент справочника «Основные средства».
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — он служебный. Штатный путь:
Справочники → ОС и НМА → Основные средства → открыть нужную карточку ОС → на панели навигации или по кнопке «Ещё» выбрать «Присоединённые файлы».
Откроется список файлов именно этого ОС. Здесь вы добавляете, просматриваете и подписываете документы.
Чтобы открыть весь список записей справочника напрямую (например, для администрирования), в поле команды («Функции для технического специалиста» или строка навигации) введите ссылку:
e1cib/list/Справочник.ОсновныеСредстваПрисоединённыеФайлы
Скопируйте её и вставьте через Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Alt+F1). Список откроется общим, без привязки к конкретному ОС.
2а. Как узнать свой релиз
Нажмите «Справка» → «О программе» (значок с вопросом в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Именно вторая строка определяет, совпадает ли ваш интерфейс с этой инструкцией.
3. Как заполнить
Отдельной «формы документа» здесь нет — вы работаете с файлом. Порядок такой:
- В списке присоединённых файлов ОС нажмите «Добавить» и выберите способ: «Добавить из файла на диске», «Со сканера» или «Из буфера обмена».
- Укажите путь к файлу. Программа сама подтянет имя и расширение.
Ключевые поля карточки файла:
| Поле | Зачем нужно / что будет при ошибке |
|---|---|
| Наименование (обязательное) | Имя файла без расширения. По нему вы будете искать документ. Назовёте «Скан1» — через год не поймёте, что внутри. Пишите осмысленно: «Накладная 245 от 12.01.2026». |
| Расширение | Проставляется автоматически (pdf, jpg, docx). Вручную не меняйте — иначе файл не откроется нужной программой. |
| Владелец файла (обязательное, заполняется автоматически) | Ссылка на элемент справочника «Основные средства». Если добавляете файл из карточки ОС, поле подставится само. Ошибётесь владельцем — файл «уедет» к чужому ОС, и вы его не найдёте. |
| Автор | Кто загрузил файл. Ставится автоматически по текущему пользователю. Нужен для контроля: кто и что прикрепил. |
| Дата создания / Дата изменения | Служебные даты. Заполняются сами, редактировать не нужно. |
| Размер | Показывает объём. Важно для файлов, хранимых в базе: тяжёлые сканы раздувают базу — см. «Хранилище». |
| Хранилище (в базе / в томе) | Определяет, где физически лежит файл: внутри информационной базы или в томе на диске/сервере. Мелкие файлы можно держать в базе; крупные лучше выносить в тома, иначе база разбухнет и замедлится. |
| Комментарий / Описание | Свободный текст: что это за документ, к какому периоду. Не обязательно, но экономит время при поиске. |
| Подписан ЭП | Признак, что файл подписан электронной подписью. Ставится не вручную, а через команду «Подписать». |
| Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата. Забудете, каким сертификатом шифровали, — потеряете доступ. |
| Редактирует | Кто «занял» файл для редактирования. Пока стоит другой пользователь, вы файл менять не можете — сначала он должен «Освободить». |
После добавления нажмите «Записать и закрыть». Файл появится в списке ОС.
4. Разобранный пример
Вы приняли к учёту токарный станок. Документ «Поступление ОС» № 512 от 14.01.2026 на сумму 1 160 000 ₸, в том числе НДС 16% — 160 000 ₸ (стоимость без НДС 1 000 000 ₸). Поставщик прислал бумажную накладную и ЭСФ. Вы сканируете накладную и прикрепляете её к карточке ОС «Станок токарный ТВ-16».
Шаги:
- Справочники → ОС и НМА → Основные средства → «Станок токарный ТВ-16».
- Кнопка «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Из файла на диске».
- Выбираете
Накладная_512.pdf. Наименование меняете на «Накладная 512 от 14.01.2026». - Владелец подставился автоматически — «Станок токарный ТВ-16». Записываете.
Важно понимать: сам справочник присоединённых файлов не формирует бухгалтерских проводок. Проводки создаёт документ поступления ОС, к которому относится накладная. На наших цифрах документ «Поступление ОС» даёт:
| Дт | Кт | Сумма, ₸ | Содержание |
|---|---|---|---|
| 2413 (Машины и оборудование) | 3310 | 1 000 000 | Стоимость станка без НДС |
| 1420 (НДС к возмещению) | 3310 | 160 000 | НДС 16% по счёту-фактуре |
Оплата поставщику: Дт 3310 Кт 1030 — 1 160 000 ₸.
Прикреплённый скан просто «привязывается» к этому ОС и хранится рядом с ним. Когда проверяющий откроет карточку станка, он одним кликом увидит и проводки, и оригинал накладной.
5. Виды операции
Классических «видов операции», как у документов, у файла нет. Вместо них — действия над файлом:
- Добавить (с диска, со сканера, из буфера);
- Открыть / Просмотреть — во внешней программе;
- Редактировать → Освободить — блокировка файла на время правки и снятие блокировки;
- Сохранить как — выгрузить копию на диск;
- Создать новую версию — при повторной загрузке правленого файла;
- Подписать ЭП / Проверить подпись;
- Зашифровать / Расшифровать;
- Отправить (по электронной почте вложением);
- Пометить на удаление.
6. Что формируется при работе
- Бухгалтерские проводки — не формируются. Это хранилище файлов, а не учётный документ. НДС, ЭСФ и СНТ он не создаёт — их формируют документы поступления/реализации ОС.
- Хранилище файла — двоичные данные записываются либо в информационную базу, либо в том хранения (регистр сведений «Тома хранения файлов»).
- Версии файла — при перезагрузке правленого файла создаётся новая версия, старая остаётся в истории (можно откатиться).
- Данные ЭЦП — при подписании к записи прикрепляется электронная подпись и сведения о сертификате.
- Полнотекстовый индекс — содержимое текстовых файлов и PDF попадает в полнотекстовый поиск, если он включён.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у справочника нет — печатается сам файл через связанное приложение (просмотрщик PDF, Word и т. д.). Из карточки доступны сервисные команды «Открыть», «Сохранить как» и «Печать» (передаёт файл во внешнюю программу). Печатные формы (акт ОС-1, инвентарная карточка ОС-6) относятся не к этому справочнику, а к документам и самой карточке основного средства.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (или вы сами в другом сеансе) нажал «Редактировать» и не освободил файл. Решение: попросите этого пользователя выполнить «Редактировать → Освободить», либо администратор снимает блокировку принудительно.
«Не удалось расшифровать файл. Не найден закрытый ключ сертификата.» Файл зашифрован сертификатом, которого нет на вашем компьютере. Расшифровать сможет только владелец соответствующего закрытого ключа. Отсюда правило: не шифруйте документы, если не уверены, что ключ сохранён.
«Превышен максимально допустимый размер файла.» В настройках («Администрирование → Настройки работы с файлами») стоит лимит на размер. Уменьшите размер скана (сожмите PDF) или увеличьте лимит в настройках.
«Недопустимое расширение файла.» Тип файла запрещён списком в настройках работы с файлами (например, exe). Добавьте нужное расширение в список разрешённых или сохраните документ в допустимом формате.
Файл прикреплён не к тому ОС. Вы добавляли файл из общего списка и вручную указали не того владельца. Откройте файл, исправьте поле «Владелец файла» на правильное основное средство.
9. FAQ
Как прикрепить скан документа к основному средству? Откройте карточку ОС (Справочники → ОС и НМА → Основные средства), нажмите «Присоединённые файлы», затем «Добавить» и выберите файл с диска или сканера.
Создаёт ли этот справочник проводки или ЭСФ? Нет. Это хранилище файлов. Проводки и электронные счета-фактуры (ЭСФ), сопроводительные накладные (СНТ) формируют документы поступления и реализации ОС, а не присоединённые файлы.
Где физически хранятся присоединённые файлы? Либо внутри информационной базы, либо в томах хранения на диске/сервере. Способ задаётся в «Администрирование → Настройки работы с файлами». Крупные файлы лучше держать в томах, чтобы не раздувать базу.
Можно ли редактировать файл прямо из 1С? Да. Нажмите «Редактировать» — файл откроется во внешней программе и «займётся» за вами. После правок вернитесь в 1С и нажмите «Закончить редактирование» — создастся новая версия.
Как посмотреть предыдущую версию файла? В карточке файла откройте список версий, выберите нужную и нажмите «Сделать активной» или просто откройте её для просмотра. Старые версии не удаляются автоматически.
Как подписать документ электронной подписью? Выделите файл, нажмите «Подписать ЭП», выберите сертификат. У записи появится признак «Подписан ЭП». Проверить подпись можно командой «Проверить электронную подпись».
Файл занят и не открывается на редактирование — что делать? Значит, он «занят» другим пользователем. Пусть он выполнит «Освободить», либо администратор снимет блокировку через список файлов.
Как удалить лишний присоединённый файл? Пометьте запись на удаление, затем администратор выполняет «Удаление помеченных объектов». Напрямую и безвозвратно файл лучше не стирать — сначала пометка, потом контроль ссылок.
Ограничивается ли размер и тип загружаемых файлов? Да. Лимит по размеру и список допустимых расширений задаются в «Администрирование → Настройки работы с файлами». При превышении 1С выдаст сообщение и не загрузит файл.
Попадёт ли содержимое файла в поиск? Да, если включён полнотекстовый поиск. Текст из документов и PDF индексируется, и файл можно найти по словам внутри него.
10. Смежные объекты
- Владелец записей — справочник «Основные средства». Присоединённые файлы существуют только в связке с конкретным ОС.
- Основание для файла — документы «Поступление ОС», «Принятие к учёту ОС», «Модернизация ОС»: их первичку (накладные, акты, ЭСФ) вы и сканируете.
- Аналогичные механизмы — «присоединённые файлы» есть у большинства объектов конфигурации (контрагенты, договоры, документы). Устроены они одинаково, различается только владелец.
- Настройки — раздел «Администрирование → Настройки работы с файлами» (тома, лимиты, расширения) и «Настройки ЭЦП и шифрования».
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы (8.3.x) и релиз конфигурации. Если у вас не 3.0.74.2, отдельные надписи кнопок могут отличаться, но логика работы с присоединёнными файлами сохраняется.
Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2.