Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Сотрудник вернулся из командировки и принёс вам пачку чеков: гостиница, такси, канцелярия для офиса, обед с клиентом. До поездки ему выдали из кассы 150 000 ₸. Теперь надо понять, на что деньги ушли, сходится ли остаток, кто кому должен — и закрыть подотчёт так, чтобы он не «висел» на 1250 счёте бесконечно. Всё это вы сделаете одним документом — «Авансовый отчёт».
1. Назначение
«Авансовый отчёт» списывает деньги, ранее выданные сотруднику под отчёт (на командировку, на хознужды, на покупку ТМЗ или услуг), и приходует то, что он на них купил. Документ закрывает задолженность подотчётного лица и приходует ТМЗ, услуги, ОС или относит расходы на затраты. Одновременно он отражает входящий НДС по приобретениям.
2. Где найти
Раздел «Банк и касса» → «Касса» → «Авансовые отчёты». Также документ доступен из раздела «Покупки».
Кнопка «Создать» открывает новый документ.
Чтобы открыть список сразу в 1С, скопируйте навигационную ссылку и вставьте её через «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11 / меню «Ещё»):
e1cib/list/Документ.АвансовыйОтчет
2а. Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе» (или значок в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Всегда сверяйте релиз: расположение полей и печатные формы между версиями меняются.
3. Как заполнить
Шапка
| Поле | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|
| Организация (обяз.) | От неё зависит план счетов и учётная политика. Если организаций несколько и выберете не ту — расходы уйдут не в тот учёт. |
| Номер, Дата (обяз.) | Дата определяет период проводок и курс валюты. Поставите будущую дату — отчёт не попадёт в закрытие текущего месяца. |
| Физическое лицо (обяз.) | Тот самый подотчётник. По нему закрывается долг на счёте 1250. Ошибётесь — деньги спишутся с чужого подотчёта, и оба остатка «поедут». |
| Склад | Куда приходуются купленные ТМЗ. Нужен, если заполняете закладку «Товары». |
| Назначение аванса | Текстовое описание («командировка в Астану»). Попадает в печатную форму. |
Табличная часть — пять закладок
«Авансы» — здесь указываете, чем сотруднику выдавали деньги. Подбираете ранее проведённые документы: «Расходный кассовый ордер», «Списание с банковского счёта» (перечисление на карту), «Выдача денежных документов». Это основа: без строки на этой закладке программе не с чего списывать долг, и весь отчёт превратится в перерасход. Указываете документ выдачи и сумму, зачтённую в этом отчёте.
«Товары» (обяз., если покупались ТМЗ) — приобретённые товары, материалы, запасы. По каждой строке:
- Номенклатура — что купили;
- Количество, Цена, Сумма;
- % НДС — для Казахстана 2026 это 16% (если поставщик — плательщик НДС) либо «Без НДС»;
- Счёт учёта — обычно 1330 «Товары» или счёт материалов;
- Поставщик, Документ (СФ) — контрагент и реквизиты его счёта-фактуры/ЭСФ. Без поставщика вы не зачтёте НДС и не сформируете запись в журнале учёта ЭСФ.
«Оплата» — если сотрудник его же авансом погасил долг перед поставщиком (оплатил ранее полученный товар/услугу). Закрывает кредиторку по счёту 3310.
«Прочее» — услуги и расходы, которые не приходуются как ТМЗ: гостиница, ГСМ по чеку, проезд, услуги связи, суточные, госпошлины. По строке указываете Содержание, Сумму, % НДС, Счёт затрат (7110, 7210, 8410 и т. п.) и аналитику (статья затрат, подразделение). Именно сюда попадает большинство командировочных.
«Возвратная тара» — используется редко, для тары от поставщика.
Итоговая логика: сумма по закладкам «Товары» + «Оплата» + «Прочее» сравнивается с суммой по «Авансам». Разница — это либо перерасход (доплатите сотруднику), либо остаток (сотрудник вернёт в кассу).
4. Разобранный пример с проводками
Условие. ТОО «Каспий» (плательщик НДС) выдало менеджеру Ахметову А. из кассы 150 000 ₸ по РКО. Он отчитался:
- гостиница в Астане — 56 000 ₸, в т. ч. НДС 16% = 7 724,14 ₸ (поставщик — плательщик НДС, есть ЭСФ);
- проезд (билеты) — 20 000 ₸, без НДС;
- канцтовары на склад — 11 600 ₸, в т. ч. НДС 16% = 1 600 ₸;
- суточные за 4 дня — 34 600 ₸ (в пределах нормы, без НДС).
Итого израсходовано: 56 000 + 20 000 + 11 600 + 34 600 = 122 200 ₸. Остаток к возврату в кассу: 150 000 − 122 200 = 27 800 ₸.
Проводки при проведении:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Гостиница (без НДС) на расходы | 7210 | 1250 | 48 275,86 |
| Входной НДС по гостинице | 1420 | 1250 | 7 724,14 |
| Проезд | 7210 | 1250 | 20 000,00 |
| Канцтовары оприходованы на склад | 1330 | 1250 | 10 000,00 |
| Входной НДС по канцтоварам | 1420 | 1250 | 1 600,00 |
| Суточные | 7210 | 1250 | 34 600,00 |
Долг Ахметова на счёте 1250 уменьшился на 122 200 ₸. Возврат остатка 27 800 ₸ вы оформите отдельно — Приходным кассовым ордером с видом «Возврат от подотчётного лица», он закроет 1250 полностью.
Если бы сотрудник потратил больше выданного (перерасход), разница осталась бы висеть по Кт 1250 как ваш долг перед ним — вы вернёте её РКО.
5. Виды операции (что даёт документ)
Отдельного «поля вида операции» здесь нет — тип операции задают закладки:
- Приобретение ТМЗ — закладка «Товары» (Дт 1330 и т. п.);
- Услуги и командировочные расходы — закладка «Прочее» (Дт счетов 7-го/8-го классов);
- Оплата поставщику через подотчётника — закладка «Оплата» (Дт 3310);
- Приобретение ОС/НМА — через закладку «Товары» с соответствующим счётом (или отдельным принятием к учёту).
Один авансовый отчёт может совмещать все виды сразу.
6. Что формируется при проведении
- Бухгалтерские проводки — списание с Кт 1250 в дебет счетов расходов, ТМЗ, ОС, кредиторки; выделение НДС на 1420.
- Движения по регистрам НДС — «НДС к зачёту» (по строкам с поставщиком-плательщиком НДС и корректным документом-основанием).
- Регистры взаиморасчётов с подотчётным лицом (закрытие/увеличение долга по 1250).
- Данные для журнала учёта ЭСФ — по приобретениям вы отражаете полученные от поставщиков ЭСФ; сам документ «Авансовый отчёт» ЭСФ и СНТ не выписывает (это документы реализации/перемещения), но входящие ЭСФ поставщиков должны быть отражены для зачёта НДС.
7. Печатные формы
По кнопке «Печать» доступны:
- «Авансовый отчёт» (форма отчёта подотчётного лица);
- «Отчёт о расходах» / расшифровка по строкам (в зависимости от релиза).
Печатную форму подписывает подотчётник и утверждает руководитель — это оправдательный документ для расходов.
8. Частые ошибки
«Не заполнено значение реквизита "Физическое лицо"» Не выбран подотчётник в шапке. Программе некого списывать с 1250. Укажите сотрудника.
«Сумма по документу не соответствует сумме выданных авансов» (перерасход/остаток) Это не ошибка проведения, а информационное расхождение. Проверьте закладку «Авансы»: возможно, не подобран документ выдачи или сумма зачтена не полностью.
«НДС не может быть принят к зачёту: не указан поставщик (документ)» На закладках «Товары»/«Прочее» стоит ставка 16%, но не заполнены поставщик и реквизиты его ЭСФ/счёта-фактуры. Заполните контрагента и документ, иначе НДС на 1420 повиснет без зачёта.
«Документ выдачи не проведён» На закладке «Авансы» подобран РКО или списание, которое ещё в статусе черновика. Сначала проведите документ выдачи.
«Счёт учёта ТМЗ не заполнен» В строке товара пустой счёт. Укажите 1330 (или счёт материалов).
9. FAQ
10. Смежные документы
На основании чего вводится / что подбирается:
- Расходный кассовый ордер (выдача под отчёт наличными);
- Списание с банковского счёта (перечисление на карту сотрудника);
- Выдача денежных документов (билеты, талоны).
Что оформляют после / на основании:
- Приходный кассовый ордер («Возврат от подотчётного лица») — на остаток;
- Расходный кассовый ордер — на перерасход (доплата сотруднику);
- Поступление ТМЗ и услуг — как альтернатива, если закупка крупная и оформляется напрямую на организацию;
- Принятие к учёту ОС — если через подотчёт приобретено основное средство.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: в окне указаны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта инструкция актуальна для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. В других релизах расположение полей и набор печатных форм могут отличаться.
Материал подготовлен для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).