Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).
Контрагент прислал вам подписанный акт сверки — PDF со сканом печати и подписи, или скан с «живой» подписью директора. Сумма у вас сошлась, спорить не о чем, и теперь этот файл нужно куда-то деть, чтобы он не потерялся в почте и чтобы при следующей сверке или при налоговой проверке вы за минуту нашли доказательство: да, задолженность подтверждена обеими сторонами. Прикреплять его в отдельную папку на диске — плохая идея: через полгода никто не вспомнит, к какому акту он относится. Правильное место — прямо внутри документа «Акт сверки взаиморасчётов» в 1С. Именно за это отвечает справочник «Присоединённые файлы (Акты сверки взаиморасчётов)».
1. Назначение
Справочник хранит файлы, прикреплённые к документу «Акт сверки взаиморасчётов»: сканы подписанного контрагентом акта, письма-подтверждения, протоколы разногласий. Это служебный справочник механизма «Присоединённые файлы» — вы почти никогда не открываете его напрямую, а работаете с ним через кнопку «Присоединённые файлы» в самом акте сверки. Сам справочник проводок не делает и на бухгалтерский учёт не влияет — он только надёжно хранит документ-подтверждение рядом с операцией.
2. Где найти
Прямого пункта меню у этого справочника нет — и это нормально, он открывается из «родителя»:
- Покупки (или Продажи) → Акты сверки взаиморасчётов — открываете нужный акт.
- В форме акта нажимаете «Присоединённые файлы» (значок скрепки на командной панели или пункт в меню «Ещё»).
- Откроется список файлов именно этого акта. Кнопки «Добавить», «Добавить файл из сканера», «Загрузить».
Открыть весь справочник целиком (все файлы по всем актам) можно навигационной ссылкой. Меню «Сервис» (или через главное меню) → «Перейти по навигационной ссылке» → вставьте:
e1cib/list/Справочник.АктСверкиВзаиморасчетовПрисоединенныеФайлы
Так вы увидите весь массив вложений — удобно для аудита «какие акты вообще подтверждены сканами».
2а. Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне: строка «Версия платформы» (например, 8.3.24) и строка с релизом конфигурации — «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если у вас релиз старше, названия кнопок и набор колонок могут чуть отличаться, но логика та же.
3. Как заполнить
Отдельной «карточки с полями», которую вы заполняете руками, здесь нет — большинство реквизитов 1С проставляет сама при загрузке файла. Разберём, что вы задаёте и что заполняется автоматически.
| Поле | Кто заполняет | Зачем и что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Автоматически | Ссылка на конкретный акт сверки. Задаётся сама, когда вы жмёте «Присоединённые файлы» из акта. Если открыть справочник напрямую и добавить файл «без владельца», он окажется «висящим» — его не будет видно из акта. |
| Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНО) | Вы / автоматически | Имя файла в 1С. По умолчанию — имя загружаемого файла. Дайте осмысленное: Акт сверки ТОО Астра на 30.06.2026 подписан. Пустое имя сохранить не даст. |
| Расширение | Автоматически | pdf, jpg, png, tiff, xlsx. От него зависит, чем файл откроется. Менять вручную нельзя — испортите файл. |
| Автор | Автоматически | Пользователь, загрузивший файл. Нужно, чтобы знать, кто приложил документ. |
| Дата создания / Дата модификации | Автоматически | Когда файл добавлен и когда правился в последний раз. |
| Размер | Автоматически | Объём файла. Слишком большие сканы (десятки МБ) раздувают базу — сжимайте до разумного. |
| Хранилище файла | Автоматически | Где физически лежит файл: внутри информационной базы или в томах на диске (если настроено хранение в томах). |
| Подписан ЭП | Ставится при подписании | Признак, что файл подписан электронной подписью. Ставится, когда вы выполняете «Подписать ЭП». |
| Зашифрован | Ставится при шифровании | Признак шифрования. Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата — не шифруйте, если не уверены, что ключ сохранён. |
| Редактирует (занят) | Автоматически | Пока вы «Заняли для редактирования», файл заблокирован для других. Забыли «Освободить» — коллега не сможет его обновить. |
| Описание | Вы | Свободный комментарий: «подписан с протоколом разногласий по позиции 3». |
Порядок действий на практике:
- В акте сверки → «Присоединённые файлы» → «Добавить».
- Выберите файл с диска (или «Добавить файл из сканера», если бумажный акт лежит на столе).
- Проверьте/поправьте Наименование и Описание.
- Нажмите «Записать и закрыть».
- При необходимости выделите файл и «Подписать ЭП» — если ваш регламент требует заверять вложения.
4. Разобранный пример
Ситуация. ТОО «Астра» (покупатель) прислало вам, ТОО «Берёзка» (поставщик), подписанный акт сверки за 1-е полугодие 2026 года. Вы за полугодие отгрузили товар на 1 160 000 ₸ с НДС, из них:
- себестоимость товара — 700 000 ₸;
- доход от реализации (без НДС) — 1 000 000 ₸;
- НДС 16% — 160 000 ₸;
- покупатель оплатил 1 160 000 ₸ на текущий счёт.
Задолженность на конец периода — 0 ₸, обе стороны согласны. Контрагент прислал скан подписанного акта Акт_сверки_Астра_1пг2026.pdf.
Ваши действия:
- Открываете свой «Акт сверки взаиморасчётов» с ТОО «Астра», убеждаетесь, что по данным 1С сальдо тоже 0 ₸ — цифры совпали.
- Жмёте «Присоединённые файлы» → «Добавить» → выбираете PDF.
- Наименование:
Акт сверки Астра 1пг2026 подписан. Описание:Расхождений нет, сальдо 0. - «Записать и закрыть», при необходимости — «Подписать ЭП».
Важно про проводки. Ни присоединённый файл, ни сам акт сверки бухгалтерских проводок не формируют — акт сверки в 1С непроводимый, он только сопоставляет обороты. Проводки, которые подтверждает этот акт, были сделаны ранее реализацией и выпиской:
| Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
| Отражена реализация товара (доход) | 1210 | 6010 | 1 000 000 |
| Начислен НДС 16% | 1210 | 3130 | 160 000 |
| Списана себестоимость товара | 7010 | 1330 | 700 000 |
| Поступила оплата от покупателя | 1030 | 1210 | 1 160 000 |
После оплаты сальдо по счёту 1210 (краткосрочная дебиторская задолженность покупателей) в разрезе ТОО «Астра» = 0. Именно это число и «закрывает» акт сверки, а прикреплённый вами PDF — юридическое доказательство, что покупатель с нулевым сальдо согласен.
5. Виды операции (что можно делать с файлом)
- Добавить — загрузить файл с диска.
- Добавить файл из сканера — отсканировать бумажный акт прямо в 1С (TWAIN-сканер).
- Загрузить/Заменить — обновить содержимое существующего файла.
- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.
- Занять для редактирования / Освободить — заблокировать файл на время правки, потом снять блокировку.
- Подписать ЭП / Проверить ЭП — подписать вложение электронной подписью и проверить чужую подпись.
- Зашифровать / Расшифровать — защита содержимого сертификатом.
- Просмотреть — открыть файл ассоциированной программой.
- Пометить на удаление — стандартная пометка с последующим удалением через «Удаление помеченных объектов».
6. Что формируется при проведении
Справочник не проводится — проводить нечего. При записи файла происходит следующее:
- создаётся элемент справочника АктСверкиВзаиморасчетовПрисоединенныеФайлы со ссылкой на акт-владелец;
- двоичные данные файла сохраняются в хранилище: либо внутри базы, либо в томах хранения файлов на диске (регистр сведений тома, если настроено);
- при подписании ЭП рядом сохраняются данные электронной подписи;
- никаких бухгалтерских проводок, движений по регистрам накопления, ЭСФ или СНТ этот объект не создаёт. ЭСФ (в ИС ЭСФ) и СНТ формируются другими документами — реализацией, счётом-фактурой, — а не актом сверки и не его вложениями.
7. Печатные формы
Собственных печатных форм у присоединённого файла нет. Печатается сам «Акт сверки взаиморасчётов» (кнопка «Печать» в форме акта): двусторонняя форма с оборотами и сальдо на начало и конец периода по дебету и кредиту. Прикреплённый PDF вы открываете и печатаете штатной программой просмотра через «Просмотреть» или «Сохранить как».
8. Частые ошибки
«Превышен максимально допустимый размер файла» — в настройках работы с файлами задан лимит. Сожмите скан (уменьшите разрешение до 200–300 dpi, сохраните в PDF/JPG) или попросите администратора поднять лимит в Администрирование → Настройки работы с файлами.
«Файл занят для редактирования пользователем …» — кто-то (возможно, вы сами вчера) «занял» файл и не освободил. Зайдите под тем пользователем и нажмите «Освободить», либо администратор снимет блокировку.
«Не удалось создать файл. Возможно, недостаточно прав…» — не настроено хранение в томах или нет прав на каталог тома. Проверьте с администратором настройки тома хранения файлов.
«Хранение файлов в информационной базе запрещено» — включено хранение только в томах, а том недоступен. Обратитесь к администратору: путь к тому должен быть доступен серверу 1С.
Файл прикрепили, а в акте его не видно. Скорее всего, вы добавили элемент через прямой список справочника без владельца. Удалите «висящий» файл и добавьте заново из формы акта кнопкой «Присоединённые файлы».
«Сертификат для подписания не найден». Не установлен личный сертификат ЭП или не настроена программа криптографии. Настройте в Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи.
9. FAQ
Почему у справочника нет проводок и ЭСФ? Это технический справочник-хранилище файлов. Проводки и электронные документы (ЭСФ, СНТ) делают реализации и счета-фактуры, а акт сверки лишь сверяет уже сделанные обороты. Вложение к нему — просто файл.
Где физически лежат прикреплённые файлы? Либо внутри информационной базы, либо в томах на диске сервера — зависит от настройки «Хранение файлов» в разделе «Администрирование». В томах база не раздувается, что удобно при больших объёмах сканов.
Обязательно ли подписывать вложение ЭП? Нет. ЭП нужна, только если ваш внутренний регламент или контрагент требует заверенного электронного документа. Для обычного архива скана достаточно просто прикрепить файл.
Контрагент прислал акт с расхождениями — что прикреплять? Прикрепите и присланный акт, и протокол разногласий, в поле «Описание» напишите суть расхождения. Сами расхождения устраняются в учёте (доначисление, сторно), а файлы фиксируют переписку.
Можно ли прикрепить сразу несколько файлов? Да, добавляйте по одному кнопкой «Добавить» — число вложений к одному акту не ограничено. Скан, письмо, протокол — всё ляжет в один список.
Как перенести вложения при обмене или выгрузке базы? При выгрузке информационной базы (dt) файлы, хранящиеся внутри базы, переносятся вместе с ней. Файлы в томах нужно переносить отдельно вместе с каталогом тома.
Удалил акт сверки — что с файлами? Файлы — подчинённые элементы. При пометке акта на удаление они помечаются вместе с ним и удаляются процедурой «Удаление помеченных объектов». Отдельно чистить не нужно.
Можно ли отредактировать сам скан внутри 1С? Редактируется не картинка, а карточка файла (наименование, описание). Чтобы обновить содержимое, используйте «Занять для редактирования» → правьте внешней программой → «Освободить», либо «Загрузить» новую версию поверх.
Какая ставка НДС в акте сверки за 2026 год? В расчётах реализаций, которые попадают в акт, применяется ставка 16% (стандартная ставка НДС в РК с 2026 года), а не прежние 12%. Сам файл-вложение ставок не содержит — они уже «зашиты» в проводках отгрузок.
Виден ли прикреплённый файл другим пользователям? Да, всем, у кого есть права на акт сверки. Файл хранится в общей базе/томе, а не на вашем компьютере, поэтому доступен коллегам.
10. Смежные документы
- Владелец файла: документ «Акт сверки взаиморасчётов» (раздел «Покупки»/«Продажи»). Вложение существует только вместе с ним.
- На основании чего появляются цифры акта: «Реализация ТМЗ и услуг», «Счёт-фактура (ЭСФ)», «Поступление ТМЗ и услуг», «Платёжное поручение (исходящее/входящее)», «Приходный/расходный кассовый ордер» — все документы движения по счетам 1210 и 3310.
- Смежные механизмы: «Присоединённые файлы» — общий механизм БСП; такие же справочники вложений есть у большинства документов конфигурации (реализаций, договоров, поступлений).
Как узнать свой релиз
Главное меню → «Справка» → «О программе». Там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Эта инструкция составлена для «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0, релиз 3.0.74.2. В соседних релизах названия кнопок и колонок могут незначительно отличаться, но порядок действий сохраняется.
Методичка подготовлена для 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0.74.2 (редакция 3.0).