Чтобы пройти инвентаризацию, руководитель утверждает комиссию, бухгалтерия готовит учетные данные и последние документы по движению имущества, материально ответственные лица оформляют расписки, а комиссия проверяет фактическое наличие активов и обязательств и сопоставляет результаты с учетом. Бухгалтерскую инвентаризацию имущества организации не следует смешивать с технической инвентаризацией жилья: у этих процедур разные цели, участники и порядок оформления.
Что именно нужно инвентаризировать
Перечень объектов проверки определяют с учетом состава активов и обязательств организации, принятой учетной политики и основания проведения инвентаризации. В него включают объекты, наличие и состояние которых необходимо сопоставить с данными бухгалтерского учета и подтверждающими документами.
При подготовке перечня бухгалтеру следует обратить внимание не только на собственное имущество организации. В зависимости от фактических обстоятельств проверка может охватывать:
имущество организации по местам его нахождения;
имущество, принятое на ответственное хранение;
арендованное имущество, находящееся у организации по договору;
ценности, полученные для переработки или принятые на комиссию;
фактически выявленное имущество, сведения о котором нужно сопоставить с учетом;
обязательства, включенные в утвержденный перечень проверки.
Таким образом, работа комиссии не ограничивается пересчетом товаров на одном складе. Бухгалтеру нужно определить места хранения, ответственных лиц, договорные основания нахождения чужого имущества и учетные регистры, с которыми будут сопоставляться результаты.
Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения и перечень проверяемых при каждой инвентаризации активов и обязательств устанавливает руководство организации в учетной политике. Перед началом работы бухгалтеру следует сопоставить предстоящую проверку с учетной политикой, приказом руководителя и фактическим составом объектов.
Как пройти инвентаризацию: порядок действий
Сначала руководство издает приказ и утверждает состав инвентаризационной комиссии. В приказе указывают основание и период проведения проверки, объекты инвентаризации, места их нахождения, состав комиссии и ответственных участников. Формулировки приказа должны позволять однозначно определить объем предстоящей работы.
До фактического подсчета комиссия проводит подготовку:
Знакомится с документами предыдущей инвентаризации по тем же объектам и сведениями о мерах, принятых по ее результатам.
Определяет помещения и другие места хранения, доступ к которым необходимо контролировать во время проверки.
Проверяет готовность весоизмерительных приборов и иных средств, которые будут использоваться при подсчете или измерении.
Получает последние на момент проверки приходные и расходные документы, реестры либо отчеты о движении имущества.
Материально ответственные лица до начала фактической проверки оформляют расписки о передаче документов по движению имущества и отражении операций, совершенных к началу инвентаризации. Содержание расписки должно соответствовать объектам проверки и принятому в организации порядку документооборота.
После подготовки комиссия определяет фактическое наличие и состояние имущества, фиксирует полученные сведения и сопоставляет их с данными бухгалтерского учета. На время подсчета необходимо контролировать движение ценностей, отдельно оформлять поступление и выбытие имущества и обеспечить участие членов комиссии, назначенных приказом. Выявленные расхождения отражают в документах инвентаризации, после чего бухгалтерия анализирует их причины и готовит сведения для решения руководителя.
Используемые формы и порядок подписания документов закрепляют во внутренних документах организации с учетом применимого регулирования. В оформлении должны быть видны дата проверки, объект, место нахождения, единица измерения, фактическое количество или состояние, учетные данные, выявленное расхождение и лица, участвовавшие в проверке.
Когда инвентаризация обязательна вне плана
Внеплановую инвентаризацию проводят при обстоятельствах, когда требуется зафиксировать фактическое состояние имущества и обеспечить корректную передачу ответственности или документирование последствий события. К таким обстоятельствам на практике относят:
смену материально ответственного лица — с фиксацией состояния имущества на дату приемки-передачи;
выявление хищения, злоупотребления или порчи имущества;
стихийное бедствие, пожар, аварию либо иную чрезвычайную ситуацию;
реорганизацию субъекта, если для ее оформления требуется подтверждение состава активов и обязательств.
Если произошло одно из таких событий, в приказе руководителя необходимо указать конкретное основание проверки, дату фиксации фактического состояния, состав объектов и ответственных участников. Бухгалтерии следует обеспечить сохранность документов, разграничить операции до и после контрольной даты и сопоставить результаты с учетными данными именно на эту дату.
Отдельные виды инвентаризации регулируются специальными актами. Например, Закон РК «О реабилитации и банкротстве» содержит положения об инвентаризации имущественной массы банкрота, а Экологический кодекс РК — об инвентаризации выбросов парниковых газов квотируемых установок. Такие процедуры проводятся для специальных целей и не подменяют бухгалтерскую проверку активов и обязательств организации.
Как пройти инвентаризацию на жилье
Если жилье принадлежит организации, отражается у нее как актив либо находится в ее пользовании по договору, бухгалтер включает объект в проверку в соответствии с утвержденным перечнем. Комиссия сопоставляет фактические характеристики объекта с учетными и правоустанавливающими документами, проверяет его местонахождение, основание владения или использования и сведения об ответственном лице.
Запрос «пройти инвентаризацию на жилье» может означать другую процедуру — техническое обследование либо оформление технических сведений о недвижимости гражданина. Бухгалтерский порядок не определяет перечень документов, стоимость и срок такой услуги. Для частного жилья необходимо исходить из цели обращения: получение или обновление технических сведений, регистрационное действие, оценка либо подтверждение характеристик объекта.
Бухгалтеру важно разграничивать инвентаризацию жилья как объекта учета, оценку имущества, регистрацию прав и техническое обследование. При бухгалтерской проверке объект сопоставляют с учетными и подтверждающими документами. Другие процедуры предназначены для оформления прав, стоимости или технических характеристик недвижимости и проводятся в самостоятельном порядке.
Частые вопросы
Как часто организации нужно проходить инвентаризацию? — Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения и перечень проверяемых при каждой из них активов и обязательств устанавливает руководство организации в учетной политике. Кроме плановых проверок, инвентаризацию назначают при событиях, требующих зафиксировать фактическое состояние имущества или передать материальную ответственность.
Кто утверждает инвентаризационную комиссию? — Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководство организации приказом. Количество плановых инвентаризаций, даты их проведения и перечень проверяемых активов и обязательств устанавливаются в учетной политике.
Нужно ли проверять арендованное и принятое на хранение имущество? — Такое имущество включают в проверку, если оно фактически находится у организации и входит в утвержденный перечень. Результаты сопоставляют с договорами, учетными данными и документами ответственного хранения.
Когда проверку проводят при смене материально ответственного лица? — Фактическое состояние имущества фиксируют на дату приемки-передачи. Документы должны позволять разграничить ответственность передающего и принимающего лиц.
Можно ли по этим правилам пройти техническую инвентаризацию частного жилья? — Нет. Бухгалтерская проверка имущества организации и техническая процедура по частному жилью имеют разные цели и оформляются отдельно.