1С 8.3 бағдарламасында аванстық есепті қалай ресімдеуге болады
Қазақстанға арналған 1С 8.3 бағдарламасында аванстық есепті ресімдеу үшін «Банк және касса» → «Аванстық есептер» бөлімін ашып, «Құру» түймесін басыңыз, ұйым мен есеп беретін тұлғаны таңдаңыз, алынған аванс туралы мәліметтерді көрсетіп, расталған шығыстарды енгізіңіз. Содан кейін тіркелген бастапқы құжаттарды, есепке алу шоттарын, талдаманы және ҚҚС туралы деректерді тексеріп, құжатты өткізіңіз. Аванстық есеп қызметтік мақсаттарға: іссапарға, материалдар сатып алуға, жұмыстардың немесе көрсетілетін қызметтердің ақысын төлеуге ақша берілген жұмыскердің шығыстарын көрсету үшін пайдаланылады.
Жекелеген түймелердің, қойындылар мен деректемелердің атаулары конфигурацияға, релизге және ақпараттық база баптауларына байланысты өзгеше болуы мүмкін. Сондықтан бухгалтер үшін нысан элементтерінің орналасуына ғана емес, әрбір операцияның экономикалық мәніне де бағдарлану маңызды.
Құжатты құру кезінде әдетте мыналар ретімен толтырылады:
- ұйым;
- құжаттың күні;
- есеп беретін тұлға;
- бұрын берілген қаражат туралы мәліметтер;
- шығыстардың мақсаты мен құрамы;
- егер операцияға қатысты болса, жеткізушілер мен растаушы құжаттар;
- есепке алу шоттары және қажетті талдама;
- операция мен қолда бар құжаттар оны есепке алуда көрсетуге негіз болған жағдайда, ҚҚС туралы мәліметтер.
Құжатты өткізгенге дейін берілген аванс сомасын ұйым қабылдаған шығыстармен салыстыру қажет. Нәтижесінде жұмыскерде жұмсалмаған сома қалуы немесе ұйымда танылған артық шығыс бойынша оның алдында берешек туындауы мүмкін. Аванстық есептің өзі ұсынылған шығыстарды және жұмыскермен есеп айырысудың жай-күйін көрсетеді. Қалдықты қайтару немесе артық шығысты өтеу жеке кассалық немесе банктік құжатпен ресімделеді.
Есеп беретін тұлғаның аванстық есебі: құжаттарды есепке алу және тексеру
Аванстық есептерді есепке алу деректерді бағдарламаға енгізуден емес, шаруашылық операцияны тексеруден басталады. Жұмыскер бухгалтерге есеп пен растаушы құжаттарды — мысалы, чектерді, жүкқұжаттарды, актілерді және шоттарды береді. Бухгалтер шығысты қызметтік мақсатпен салыстырады, оның мазмұнын тексереді және ұсынылған құжаттар сатып алынған затты немесе көрсетілген қызметті, сатушыны, операцияның күні мен сомасын анықтауға мүмкіндік беретінін айқындайды.
Шығыстың әрбір жолы үшін оны көрсетудің дұрыс тәсілін таңдау қажет. Материалдар сатып алудың, көрсетілген қызмет ақысын төлеудің және іссапар шығындарының экономикалық мәні әртүрлі, сондықтан оларды бір шотқа механикалық түрде жатқызуға болмайды. Операцияның бухгалтерлік есепте және ақпараттық база есептерінде қалай көрсетілетіні таңдалған шоттар мен талдамаға байланысты.
Құжатты өткізу алдындағы практикалық бақылау мынадай мәселелерді қамтиды:
- есеп беретін тұлға ақша қаражатын алушымен сәйкес келе ме;
- нақты берілген сома көрсетілген бе;
- қайта енгізілген чектер немесе өзге құжаттар жоқ па;
- шығыстардың күндері мен мақсаты қызметтік мақсатқа сәйкес келе ме;
- номенклатура, бөлімше, шығындар бабы және контрагент дұрыс айқындалған ба;
- нақты операция бойынша ҚҚС-ты көрсетуге қажетті құжаттар мен деректемелер бар ма;
- оқуға жарамды растаушы құжаттар тіркелген бе және олардың сомалары есеп деректерімен сәйкес келе ме.
2026 жылы ұйым есеп беруге тиісті сомаларды беру, құжаттарды ұсыну және шығыстарды ішкі келісу тәртібін есеп саясатында немесе басқа жергілікті құжатта бекіте алады. Онда жауапты тұлғаларды, келісу реттілігін, бухгалтерге берілетін құжаттардың құрамын және ішкі құжат айналымының мерзімдерін айқындауға болады. Салық кодексінде көзделген аванстық төлемдер корпоративтік табыс салығына жатады: Кодекс оларды төлеушілерді, бірінші тоқсан үшін есептеу және төлеу тәртібін, сондай-ақ декларациядан кейін есеп-қисапты есептеу және ұсыну тәртібін айқындайды. Бұл ережелер жұмыскердің аванстық есебін ресімдеуді сипаттамайды (ҚР СК 348, 349, 350-баптары).
Шаруашылық немесе іссапар шығыстарына берілетін есеп беруге тиісті сомаларды айдың бірінші жартысы үшін жалақы төлеуден ажырату маңызды. Бұлар әртүрлі операциялар: аванстық есеп есеп беретін тұлғаның қызметтік шығыстарын көрсету үшін пайдаланылады, ал жалақы төлеу жалақы және төлем құжаттарымен ресімделеді.
1С бағдарламасындағы іссапар бойынша аванстық есеп
1С бағдарламасында іссапар бойынша аванстық есеп жұмыскер шеккен шығыстары жөніндегі құжаттарды бергеннен кейін ресімделеді. Есепке қызметтік сапарға байланысты және нақты шығыстың сипатына сәйкес келетін құжаттармен расталған сомалар енгізіледі.
Толтыру алдында құжаттарды мына топтарға бөлген жөн: жол жүру, тұру және басқа қызметтік шығыстар. Содан кейін әрбір топ құжаттың тиісті бөлігінде немесе жеке жолдармен көрсетіледі. Мұндай тәсіл талдаманы тексеруді жеңілдетеді және сипаты әртүрлі шығындардың бір сомаға біріктірілу қаупін азайтады.
1С бағдарламасында іссапар бойынша аванстық есепті ресімдеу кезінде бухгалтер мыналарды тексергені жөн:
- жұмыскерді қызметтік сапарға жіберуге негіз болған құжаттың болуын;
- құжаттардың жұмыскерге, сапар бағыты мен мақсатына сәйкестігін;
- есепке жеке сипаттағы шығыстардың енгізілмеуін;
- егер шығындар Қазақстаннан тыс жерде жұмсалса, құжат валютасы мен соманы қайта есептеудің дұрыстығын;
- шығындар шотының, бөлімшенің және шығыстар бабының дұрыстығын;
- қорытынды соманың тіркелген құжаттар деректеріне сәйкестігін.
Егер аванстың бір бөлігі пайдаланылмаса, қалдықты қайтару жеке ақшалай құжатпен көрсетіледі. Егер жұмыскер алған сомадан артық жұмсап, ұйым шығыстарды қабылдаса, артық шығысты өтеу де жеке операциямен ресімделеді. Барлық операциялар көрсетілгеннен кейін бухгалтер есеп беретін тұлғамен өзара есеп айырысуды тексереді және қалдықты беру, шығыстар, қайтару немесе өтеу жөніндегі құжаттармен салыстырады.
1С бағдарламасында аванстық есептерді өткізгеннен кейін қалай тексеруге болады
Операцияның мазмұнына және нысанның толтырылуына қарай құжатты өткізу материалдарды, шығыстарды, ҚҚС-ты және есеп беретін тұлғамен өзара есеп айырысуды есепке алу жөніндегі жазбаларды қалыптастыруы мүмкін. Сондықтан «Өткізу» түймесін басқаннан кейін құжаттың есепте көрсетілу нәтижесін тексеру қажет.
Құжат қозғалыстарын ашып, бухгалтерлік жазбалардың расталған шығыстардың мазмұнына және таңдалған талдамаға сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Содан кейін конфигурацияңызда қолжетімді есеп беретін тұлғалармен есеп айырысу жөніндегі есепті қалыптастырыңыз. Әрбір қалдықты аванс берумен, қабылданған шығыстармен, жұмсалмаған соманы қайтарумен немесе артық шығысты өтеумен салыстыру қажет.
Қолмен енгізілген түзетулер ерекше назар аударуды қажет етеді. Егер қате дұрыс көрсетілмеген шоттан, талдамадан немесе сомадан туындаса, бастапқы құжатты түзетіп, оны қайта өткізіп, қозғалыстарды қайта тексерген жөн. Қолмен түзету кейінгі салыстырып тексеруді қиындатып, алшақтықтың себебін жасыруы мүмкін.
Сондай-ақ растаушы құжаттарды сақтаудың бірыңғай тәртібін ұйымдастырған жөн: электрондық көшірмелерді 1С құжатымен байланыстыру, файлдарға түсінікті атаулар беру және бір чектің қайта пайдаланылмауын бақылау. Шығыстарды келісу тәртібін, жауапты тұлғалар тізбесін, растаушы құжаттардың құрамын және ішкі тексеру мерзімдерін ұйымның есеп саясатында немесе басқа жергілікті құжатында бекіткен орынды.
Сұрақтар мен жауаптар
1С 8.3 бағдарламасында аванстық есепті қайдан табуға болады? — Үлгілік интерфейсте құжат «Банк және касса» → «Аванстық есептер» бөлімінде орналасқан. Жаңа есеп үшін «Құру» түймесін басыңыз. Бөлімнің немесе пәрменнің атауы конфигурацияға және пайдаланушы құқықтарының баптауларына байланысты өзгеше болуы мүмкін.
Қазақстанда аванстық есепке қандай құжаттар тіркеледі? — Бухгалтер қызметтік шығыстың мазмұны мен сомасын анықтай алатын құжаттар: мысалы, чектер, жүкқұжаттар, актілер және шоттар тіркеледі. Растаушы құжаттардың нақты құрамы операция түріне және оны ресімдеу тәсіліне байланысты.
Іссапар мен шаруашылық сатып алуларды бір құжатпен ресімдеуге бола ма? — Техникалық мүмкіндік конфигурацияға және ұйымда қабылданған есепке алу тәртібіне байланысты. Егер шығыстар бір есепте көрсетілсе, сипаты әртүрлі операцияларды әрбір жол үшін тиісті шоттар мен талдаманы таңдай отырып, бөлек енгізу қажет.
Аванстық есеп бойынша қалдықпен немесе артық шығыспен не істеу керек? — Қалдықты қайтару және ұйым қабылдаған артық шығысты өтеу жеке кассалық немесе банктік құжатпен ресімделеді. Ақша қозғалысы көрсетілгеннен кейін есеп беретін тұлғамен есеп айырысуды салыстырып тексеру қажет.
Айдың бірінші жартысы үшін жалақы төлеу аванстық есеппен ресімделе ме? — Жоқ. Аванстық есеп есеп беретін тұлғаның қызметтік шығыстарын көрсету үшін қолданылады, ал жалақы төлеу жалақы және төлем құжаттарымен көрсетіледі.
Дереккөздер
«Аванстық есеп» құжаты не үшін қажет және ол 1С бағдарламасында қайда орналасқан