--- title: "Справочник «Физические лица» в 1С:УТ для Казахстана 3.4 — как заполнить ИИН, документы и подотчётных лиц без ошибок" country: KZ lang: ru author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti) date: 2026-09-23 canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/spravochnik-fizicheskie-lica-v-1s-ut-dlya-kazahstana-3-4-kak-zapolnit- source: BuhGPT --- # Справочник «Физические лица» в 1С:УТ для Казахстана 3.4 — как заполнить ИИН, документы и подотчётных лиц без ошибок > **TL;DR:** Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Кассир собирается выдать деньги под отчёт менеджеру на закуп канцелярии. Открывает расходный ордер, а в поле «Получатель» этого человека нет. Или другая ситуация: контрагент-физлицо прислал рекв --- Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Кассир собирается выдать деньги под отчёт менеджеру на закуп канцелярии. Открывает расходный ордер, а в поле «Получатель» этого человека нет. Или другая ситуация: контрагент-физлицо прислал реквизиты для ЭСФ, вы вбиваете ИИН, а программа краснеет: «неверная контрольная сумма». В обоих случаях вы попадаете в один и тот же справочник — «Физические лица». Это картотека людей, с которыми вы работаете как с личностями, а не как с фирмами: подотчётники, представители контрагентов, физлица-покупатели. От того, насколько аккуратно здесь заполнены ИИН и документ, зависит, пройдёт ли ЭСФ и сойдётся ли аванс. 1. Назначение Справочник хранит персональные данные людей: ФИО, ИИН, удостоверение личности, дату рождения, контакты. Эти карточки подставляются в подотчётных лиц, в контрагентов-физлиц и в представителей организаций. Одна карточка — один человек, даже если он и подотчётник, и покупатель одновременно. 2. Где найти Прямого пункта в главном меню у справочника обычно нет — он открывается из тех мест, где нужен человек: - НСИ и администрирование → НСИ → Физические лица (если раздел выведен в настройках). - Из карточки подотчётного лица, из контрагента с видом «Физическое лицо», из поля «Представитель». - Быстрее всего — по навигационной ссылке. Скопируйте строку ниже, в 1С нажмите Файл → Открыть по навигационной ссылке (или Alt+F1) и вставьте: e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛица Откроется полный список справочника, где можно создать нового человека кнопкой Создать. 2а. Как узнать свой релиз Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне строка «Конфигурация» покажет «Управление торговлей для Казахстана, 3.4.5.21», а строка «Платформа» — версию 8.3. Если ваш релиз старше, отдельные поля могут называться иначе, но логика заполнения ИИН и удостоверения не меняется. 3. Как заполнить Нажмите Создать. Форма карточки разбита на группы полей. Поле Обяз. Зачем и что будет при ошибке Фамилия, Имя, Отчество ✅ Раскладываются в отдельные поля через кнопку рядом с ФИО. Если свалить всё в одну строку, ФИО не подтянется корректно в печатные формы (доверенность, РКО) и в ЭСФ. Наименование ✅ Формируется автоматически из ФИО, служит для поиска в списке. Можно оставить как есть. ИИН ⚠️ критично 12 цифр. Программа проверяет контрольную сумму: неверный ИИН не даст выписать ЭСФ на физлицо и исказит отчётность по доходам. Первые 6 цифр — дата рождения, седьмая — век/пол; при опечатке появится ошибка контрольного разряда. Дата рождения ✅ для подотчётных/сотрудников Должна совпадать с первыми цифрами ИИН, иначе будет расхождение при выгрузке в ИС ЭСФ и в кадровых формах. Пол — Заполняйте, если человек участвует в налоговой/статистической отчётности. Является резидентом РК ⚠️ Влияет на ставку ИПН и на порядок налогообложения при выплатах. У нерезидента снимите флажок — иначе некорректно применится вычет. Гражданство — Нужно для нерезидентов и для отчётности. Документ, удостоверяющий личность ✅ для подотчётных, доверенностей Вид документа (удостоверение личности РК, паспорт), серия, номер, кем и когда выдан, срок действия. Без него не сформировать доверенность М-2 и печать РКО без реквизитов документа. Контактная информация — Телефон, email, адрес. Email нужен, если отправляете этому человеку документы. После заполнения нажмите Записать и закрыть. Если этот же человек — контрагент, не заводите его отдельно: в карточке контрагента с видом «Физическое лицо» выберите уже созданное физлицо, чтобы не плодить дубли. Важно про дубли. Один живой человек = одна запись в справочнике. Если завести его дважды, подотчётные суммы «размажутся» по двум карточкам и аванс не закроется. 4. Разобранный пример с проводками Справочник «Физические лица» сам по себе проводок не делает — это картотека. Проводки рождают документы, которые ссылаются на человека. Разберём типовую цепочку с подотчётным лицом. Условие. Менеджеру Ахметову А.А. (ИИН 850312300123) выдали из кассы 50 000 ₸ на закуп бумаги. Он купил товар на 46 400 ₸, в т.ч. НДС 16% = 6 400 ₸ (стоимость без НДС 40 000 ₸), и вернул сдачу 3 600 ₸. Сначала в справочнике «Физические лица» заводим Ахметова: ФИО, ИИН, удостоверение личности. Затем на его основе создаём подотчётное лицо. Дальше идут документы: 1. Выдача денег под отчёт (Расходный кассовый ордер, вид «Выдача подотчётному лицу»): Дт Кт Сумма, ₸ 1250 (задолженность работников) 1010 (касса) 50 000 2. Авансовый отчёт — приняли товар и входной НДС: Дт Кт Сумма, ₸ 1330 (товары) 1250 40 000 1420 (НДС к зачёту) 1250 6 400 3. Возврат неиспользованного аванса (ПКО): Дт Кт Сумма, ₸ 1010 (касса) 1250 3 600 После всех трёх документов счёт 1250 по Ахметову закрыт в ноль: 50 000 = 40 000 + 6 400 + 3 600. Именно потому, что все документы ссылаются на одну карточку физлица, оборотка по подотчётнику сходится. Расчёты со счёта 1420 идут в зачёт НДС при формировании 3130 (НДС к уплате) по итогам периода. Если бы Ахметов был не подотчётником, а физлицом-покупателем товара на 46 400 ₸ с НДС 16%, реализация дала бы: Дт 1210 Кт 6010 40 000 ₸ (доход), Дт 1210 Кт 3130 6 400 ₸ (НДС), Дт 7010 Кт 1330 — списание себестоимости. 5. Роли, которые играет физлицо В отличие от документа, у справочника нет «видов операции», но одна карточка используется по-разному: - Подотчётное лицо — получает деньги под отчёт, сдаёт авансовые отчёты. - Контрагент — физическое лицо — покупатель или поставщик, на которого выписывается ЭСФ по ИИН. - Представитель организации — тот, кто получает ТМЦ по доверенности, подписывает акты. - Ответственное лицо — руководитель, главбух, кассир для подстановки в печатные формы. - Сотрудник — если ведётся упрощённый кадровый учёт в УТ. 6. Что формируется при использовании Сам справочник движений по регистрам не создаёт. Через ссылающиеся документы человек участвует в: - Проводках по счетам 1250, 1210, 3310 и др. (см. пример выше). - ЭСФ (ИС ЭСФ) — при реализации физлицу ИИН из карточки уходит в электронный счёт-фактуру как реквизит получателя. Неверный ИИН = ЭСФ не примется. - СНТ — сопроводительная накладная на товары при перемещении/реализации, если применимо к номенклатуре. - Регистрах расчётов с подотчётными лицами и взаиморасчётов с контрагентами. 7. Печатные формы Из самой карточки печать обычно не выводится, но данные физлица попадают в печатные формы связанных документов: - Доверенность (М-2, М-2а) — на получение ТМЦ представителем; берёт ФИО и реквизиты удостоверения. - Расходный / приходный кассовый ордер — ФИО и документ подотчётника. - Авансовый отчёт — ФИО подотчётного лица. - Согласие на обработку персональных данных — если настроено в конфигурации. 8. Частые ошибки «ИИН заполнен неверно (ошибка контрольного разряда)» — опечатка в 12 цифрах. Сверьте ИИН с удостоверением личности, обратите внимание на первые 6 цифр (дата рождения) и последнюю контрольную. Исправьте и запишите заново. «Физическое лицо с таким ИИН уже существует» — вы заводите дубль. Закройте новую карточку и найдите человека в списке по ИИН или фамилии, работайте с существующей записью. «Не заполнен документ, удостоверяющий личность» — при попытке напечатать доверенность или РКО с реквизитами документа. Откройте карточку, заполните вид, серию, номер, кем и когда выдан. «По подотчётному лицу не закрыт остаток» — при формировании оборотки видно сальдо по 1250. Причина часто в дублях карточек: часть документов ссылается на одного «Ахметова», часть — на другого. Объедините дубли обработкой поиска и замены дублей. «ЭСФ не выписывается: не указан ИИН получателя» — у физлица-покупателя пустой ИИН. Заполните его в карточке, затем перевыпишите ЭСФ. 9. FAQ Чем отличается справочник «Физические лица» от «Контрагентов»? «Контрагенты» — это стороны сделок (фирмы и ИП/физлица как субъекты расчётов). «Физические лица» — это люди как личности: подотчётники, представители, физлица-покупатели. Один человек может быть заведён в «Физических лицах» и одновременно привязан к карточке контрагента. Обязательно ли заполнять ИИН? Для подотчётного лица и для физлица-покупателя, на которого выписывается ЭСФ, — да. Без корректного ИИН электронный счёт-фактуру не принять. Для внутреннего представителя без выписки ЭСФ можно заполнить позже, но лучше сразу. Программа не принимает ИИН, хотя он верный. Что делать? Проверьте, что вводите ровно 12 цифр без пробелов, что дата рождения в ИИН совпадает с полем «Дата рождения», и что не перепутаны цифры. Ошибка контрольного разряда почти всегда означает опечатку, а не сбой. Как удалить лишнее физлицо? Прямое удаление запрещено, если на человека есть ссылки. Пометьте на удаление (правая кнопка → Пометить на удаление), затем через Администрирование → Удаление помеченных объектов программа проверит ссылки и удалит, если их нет. Что делать с дублями одного человека? Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел НСИ/Администрирование). Выберите справочник «Физические лица», задайте правило сравнения по ИИН, объедините записи — все ссылки перенесутся на одну карточку. Нужно ли отдельно заводить физлицо, если он уже контрагент? Нет. В карточке контрагента с видом «Физическое лицо» выберите существующую запись из справочника. Дублировать не нужно. Как учитывается резидентство? Флажок «Является резидентом РК» влияет на порядок налогообложения выплат физлицу. У нерезидента флажок снимите. В 2026 году базовый налоговый вычет по ИПН для резидентов — 30 МРП в месяц (30 × 4 325 = 129 750 ₸), но не более 360 МРП за год; к нерезиденту он не применяется. Влияет ли физлицо на расчёт НДС? Косвенно: при реализации физлицу-покупателю НДС считается по ставке 16% (в 2026 году), а ИИН из карточки уходит в ЭСФ. Сам справочник ставку не хранит — она определяется номенклатурой и настройками налогообложения организации. Можно ли массово загрузить физлиц из файла? Да, через типовую обработку загрузки из табличного документа (Excel), если она включена в конфигурации. Ключевое поле для сопоставления — ИИН, чтобы не создать дубли. 10. Смежные документы На основании карточки физлица создаются / её используют: - Подотчётное лицо — привязка человека к расчётам по счёту 1250. - Расходный и приходный кассовый ордер — выдача и возврат под отчёт. - Авансовый отчёт — списание подотчётных сумм. - Доверенность — на получение ТМЦ представителем. - Контрагент (вид «Физическое лицо») — для реализаций и ЭСФ. - Реализация товаров и услуг — если физлицо выступает покупателем; порождает ЭСФ и при необходимости СНТ. Как узнать свой релиз. Меню «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы 8.3 и релиз конфигурации. Данная методичка проверена на «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). На соседних релизах названия отдельных полей могут незначительно отличаться, но принцип работы со справочником сохраняется. --- _BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_