--- title: "Справочник «Физические лица: Присоединённые файлы» в УТ для Казахстана 3.4.5.21: как прикреплять и хранить сканы документов сотрудников" country: KZ lang: ru author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti) date: 2026-09-23 canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/spravochnik-fizicheskie-lica-prisoedinennye-fayly-v-ut-dlya-kazahstana source: BuhGPT --- # Справочник «Физические лица: Присоединённые файлы» в УТ для Казахстана 3.4.5.21: как прикреплять и хранить сканы документов сотрудников > **TL;DR:** Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Кадровик просит приложить к карточке нового сотрудника скан удостоверения личности и справку с ИИН. Или налоговая при проверке запросила копии документов физлиц, а бумаги давно потеряны — но кто --- Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Кадровик просит приложить к карточке нового сотрудника скан удостоверения личности и справку с ИИН. Или налоговая при проверке запросила копии документов физлиц, а бумаги давно потеряны — но кто-то когда-то сфотографировал их и «куда-то в 1С загрузил». Вы открываете карточку физлица, жмёте «Присоединённые файлы» — и видите этот список. Именно здесь живут все файлы, которые кто-либо прикреплял к конкретному человеку: сканы, фото, PDF, договоры ГПХ. Разберёмся, как класть их сюда правильно, чтобы потом не искать. 1. Назначение Это служебный справочник хранилища файлов. В нём лежат файлы, присоединённые к элементам справочника «Физические лица»: сканы документов, фотографии, PDF-копии. Сам он не делает проводок и не формирует отчётность — это «папка внутри карточки человека». Каждый файл привязан к одному физлицу-владельцу. 2. Где найти Напрямую как отдельный пункт меню справочник не открывается — он всегда открывается «изнутри» физлица: - НСИ и администрирование → Физические лица (либо из карточки сотрудника, контрагента-физлица, подотчётника). - Откройте нужное физлицо → в командной панели или в навигации карточки нажмите «Присоединённые файлы» (иконка скрепки). - Откроется список файлов только этого человека. Чтобы увидеть весь справочник целиком (все файлы всех физлиц сразу — обычно нужно администратору), выполните Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте: e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛицаПрисоединенныеФайлы 2а. Как узнать свой релиз Главное меню (значок ≡ вверху слева) → Справка → О программе. В открывшемся окне видны версия платформы «1С:Предприятие» (например, 8.3.24.x) и релиз конфигурации — строка «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ориентирована именно на 3.4.5.21; в других релизах набор полей может чуть отличаться. 3. Как заполнить Файл не «заполняют» вручную по полям — его загружают, а часть реквизитов подставляется сама. Порядок: - В списке присоединённых файлов нажмите «Добавить» (или «Создать») → выберите способ: - Загрузить с диска — выбрать готовый файл (скан, фото, PDF). - Отсканировать — если к рабочему месту подключён сканер (диалог выбора устройства и разрешения). - Укажите файл — и он попадёт в хранилище. Ключевые поля карточки файла: Поле Зачем нужно и что будет при ошибке Наименование (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) Имя файла в списке. Подставляется из имени загружаемого файла. Назовите по смыслу — «Удостоверение личности», «Справка ИИН». Если оставить «IMG_0345», через месяц не найдёте нужное. Владелец (ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ) Физлицо, к которому привязан файл. Заполняется автоматически тем человеком, из чьей карточки вы загружали. Вручную не меняется — привязка задаётся местом загрузки. Ошибётесь карточкой — скан окажется у чужого сотрудника. Расширение Тип файла (jpg, pdf, png). Подставляется само. Влияет на то, какой программой откроется файл. Размер Объём в байтах/КБ. Заполняется автоматически. Слишком большие сканы (десятки МБ) раздувают базу — сжимайте до разумного. Автор Кто загрузил файл. Ставится по текущему пользователю. Нужен для разбора «кто это залил». Дата создания / Дата изменения Когда файл добавлен и когда правился версия. Заполняются автоматически. Описание Свободный комментарий: «копия для договора ГПХ №12». Необязательное, но экономит время при поиске. Защита от редактирования (Дата) Пока файл «занят» пользователем (кнопка «Редактировать»), другие его менять не могут. Забудете нажать «Закончить редактирование» — файл останется заблокированным за вами. После загрузки файл сразу доступен по кнопкам «Открыть», «Сохранить как…», «Просмотр». 4. Разобранный пример Ситуация. Принимаете на работу сотрудника Ахметова А. Кадровик дал скан удостоверения личности (JPG, 1,8 МБ) и справку с ИИН (PDF). Нужно приложить оба к карточке физлица. Шаги: - НСИ и администрирование → Физические лица → открываете «Ахметов А.». - Нажимаете «Присоединённые файлы» → Добавить → Загрузить с диска → выбираете uds_ahmetov.jpg. - В поле Наименование пишете «Удостоверение личности (лицевая)», в Описании — «для трудового договора». - Повторяете для iin_spravka.pdf → Наименование «Справка ИИН». Результат в списке: Наименование Расширение Размер Автор Владелец Удостоверение личности (лицевая) jpg 1,8 МБ Бухгалтер Ахметов А. Справка ИИН pdf 240 КБ Бухгалтер Ахметов А. Проводки Дт/Кт: не формируются. Это принципиально. Присоединённые файлы — служебный объект хранения. Он не создаёт бухгалтерских записей, не влияет на НДС (16% в РК с 2026 г.), на ИПН, ОПВ, вычеты (базовый вычет 30 МРП, МРП = 4 325 ₸) и на любые регистры учёта. Сумма договора ГПХ с Ахметовым, налоги и проводки по 3350/3120 пойдут через кадровые и денежные документы — а здесь лежит только скан. Если кто-то ждёт от этого объекта проводок — он перепутал его с документом начисления. 5. Виды операции Отдельных «видов операции», как у документов, здесь нет. Доступные действия над файлом: - Загрузить / отсканировать — добавить новый файл. - Открыть / Просмотр — посмотреть содержимое. - Редактировать → Закончить редактирование — открыть на правку и вернуть с новой версией. - Сохранить как… — выгрузить копию на диск. - Создать новую версию — заменить содержимое, сохранив историю. - Подписать ЭЦП / Проверить подпись — заверить файл электронной подписью. - Зашифровать / Расшифровать — защитить содержимое. - Пометить на удаление. 6. Что формируется Только служебные движения хранилища — не бухгалтерия и не электронные документы: - Двоичные данные файла сохраняются либо в самой информационной базе, либо в томе на диске (зависит от настройки НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами → Хранить файлы в томах на диске). - Версии файла — подчинённый справочник версий; при каждой правке через «Закончить редактирование» создаётся новая версия, старая остаётся в истории. - Сведения об ЭЦП и шифровании — если файл подписан/зашифрован. ЭСФ (ИС ЭСФ), СНТ, счета-фактуры не формируются — это не документ реализации. Для ЭСФ/СНТ используйте соответствующие документы продаж и «Электронные документы». 7. Печатные формы Собственных печатных форм («Товарная накладная», «Счёт-фактура» и т. п.) справочник не имеет — печатать нечего. Файл можно открыть в ассоциированной программе (просмотрщик изображений, PDF-ридер) и распечатать уже оттуда, либо сохранить на диск кнопкой «Сохранить как…». 8. Частые ошибки - «Файл занят для редактирования пользователем …». Кто-то нажал «Редактировать» и не закончил. Решение: пусть этот пользователь нажмёт «Закончить редактирование»; либо администратор снимает блокировку через «Отменить редактирование». - «Превышен максимальный размер файла». Скан слишком большой. Уменьшите разрешение сканирования или увеличьте лимит в Настройках работы с файлами. - «Недопустимое расширение файла». Загружаете тип из списка запрещённых (например, exe). Сохраните документ в PDF/JPG. - Файл не открывается: «Не удалось получить файл из тома». Том на диске недоступен (перемещён/нет прав). Проверьте путь тома и права доступа к сетевой папке в настройках томов. - Файл виден, но пустой / «0 байт». Загрузка прервалась. Удалите запись и загрузите заново. - Приложили не к тому человеку. Владельца сменить нельзя — пометьте файл на удаление и загрузите его из правильной карточки физлица. 9. FAQ Делает ли этот справочник проводки? Нет. Это хранилище файлов. Проводки, НДС 16%, ИПН, ОПВ формируют документы учёта, а не присоединённые файлы. Где физически лежат загруженные сканы? В информационной базе или в томах на диске — смотрите «НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами». Для крупных объёмов файлов рекомендуется хранение в томах. Как приложить сразу несколько файлов? В списке присоединённых файлов «Добавить → Загрузить с диска» и выделите несколько файлов; либо перетащите их мышью в окно списка. Можно ли изменить содержимое файла, не теряя старое? Да. Нажмите «Редактировать», внесите правки, затем «Закончить редактирование» — создастся новая версия, прежняя останется в истории версий. Как подписать скан ЭЦП? Выделите файл → «Подписать ЭЦП», выберите сертификат. Подпись хранится вместе с файлом; проверить её можно командой «Проверить электронную подпись». Почему файл нельзя удалить обычной кнопкой? Удаление идёт через пометку на удаление и последующее «Удаление помеченных объектов» — как у любого справочника, чтобы не потерять связанные данные. Влияет ли размер файлов на скорость 1С? Хранение в самой базе раздувает её и замедляет обслуживание. Для большого числа сканов настройте хранение в томах на диске. Виден ли файл всем пользователям? Только тем, у кого есть права на физлицо-владельца и на подсистему файлов. Права настраиваются в профилях доступа. Можно ли открыть этот справочник списком по всем физлицам? Да — через «Перейти по навигационной ссылке»: e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛицаПрисоединенныеФайлы. Обычно это делает администратор. Что будет с файлами при удалении физлица? Пока у физлица есть присоединённые файлы, удалить его не дадут (контроль ссылочной целостности). Сначала пометьте на удаление файлы. 10. Смежные объекты - На основании чего появляется: элемент справочника «Физические лица» — файл всегда присоединяется к конкретному человеку и без него не существует. - Связанные объекты: «Сотрудники», «Контрагенты» (для физлиц), кадровые документы, договоры ГПХ, авансовые отчёты подотчётников — из их карточек тоже удобно приложить сканы к тому же физлицу. - Подчинённый объект: справочник версий файлов — история изменений содержимого. Как узнать свой релиз: Главное меню → Справка → О программе — там платформа и релиз конфигурации. Материал подготовлен для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). --- _BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_