--- title: "Справочник «Физические лица: Присоединённые файлы» в 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0 — как прикреплять сканы к карточке физлица" country: KZ lang: ru author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti) date: 2026-09-04 canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/spravochnik-fizicheskie-lica-prisoedinennye-fayly-v-1s-buhgalteriya-dl source: BuhGPT --- # Справочник «Физические лица: Присоединённые файлы» в 1С:Бухгалтерия для Казахстана 3.0 — как прикреплять сканы к карточке физлица > **TL;DR:** Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). Бухгалтер оформляет приём сотрудника. Кадровик просит: «Приложи скан удостоверения личности и заявления на вычет прямо в базу, чтобы не искать бумагу по папкам». Вы открываете карточку физлица — и не пон --- Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). Бухгалтер оформляет приём сотрудника. Кадровик просит: «Приложи скан удостоверения личности и заявления на вычет прямо в базу, чтобы не искать бумагу по папкам». Вы открываете карточку физлица — и не понимаете, куда девать файл. Вот сюда и девать: в присоединённые файлы. Это отдельное хранилище, привязанное к конкретному человеку. Скан лежит внутри 1С, открывается в один клик, едет вместе с базой в резервную копию и не теряется, когда бумажный оригинал уходит в архив. 1. Назначение Справочник хранит файлы (сканы, PDF, фото, документы Word/Excel), прикреплённые к элементу справочника «Физические лица». Каждая запись — это один файл и его владелец-физлицо. Проводок, налогов и электронных документов этот объект не создаёт: он служебный, вспомогательный. Его задача — держать документы человека рядом с его карточкой. 2. Где найти Напрямую списком справочник обычно не открывают — файлы смотрят из карточки владельца. Путь такой: - Зарплата и кадры → Физические лица (или Справочники → Физические лица) → открыть нужного человека. - В карточке физлица нажать значок скрепки на панели навигации или Ещё → Присоединённые файлы. - Откроется список файлов именно этого человека — здесь кнопки Добавить, Сканировать, Просмотреть. Открыть весь справочник целиком (все файлы всех физлиц) можно через навигационную ссылку. Скопируйте её и вставьте в Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или Ctrl+F11 в толстом клиенте): e1cib/list/Справочник.ФизическиеЛицаПрисоединенныеФайлы 2а. Как узнать свой релиз Меню Справка → О программе (или значок «?» вверху справа). В открывшемся окне вы увидите версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — строку вида «Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0 (3.0.74.2)». Если ваш номер отличается от указанного в шапке, отдельные надписи кнопок могут звучать иначе, но логика присоединённых файлов не меняется. 3. Как заполнить Форма файла простая, но каждое поле влияет на то, найдёте вы документ потом или нет. Поле Зачем нужно Что будет при ошибке Владелец (обязательное) Физлицо, к которому привязан файл. Заполняется автоматически, если добавляете из карточки. Если добавите файл из общего списка и не укажете владельца — скан «повиснет» без человека, из карточки его не увидят. Наименование (обязательное) Понятное имя: «Удостоверение личности», «Заявление на вычет 2026». Это то, что вы видите в списке. Оставите имя файла типа «IMG_0043» — через месяц не поймёте, что внутри. Расширение Тип файла (pdf, jpg, docx). Подставляется само при загрузке. Менять вручную нельзя — иначе файл не откроется нужной программой. Автор Кто загрузил. Ставится автоматически по текущему пользователю. — Дата создания / Дата изменения Когда файл добавлен и когда правился. Заполняются программой. — Размер файла Показывает вес. Пригодится, если база пухнет. — Комментарий Любая пометка: срок действия документа, кем выдан. — Подписан ЭЦП / Зашифрован Признаки, что на файл наложена электронная подпись или шифрование. Ставятся автоматически при подписании через 1С. Как добавить файл — три способа: - Кнопка «Добавить» → Файл с диска — выбираете готовый скан/PDF. Файл копируется в хранилище 1С. - Добавить → Со сканера — если к рабочему месту подключён сканер и настроен TWAIN, документ сканируется сразу в карточку. - Перетаскиванием — просто бросьте файл мышью в область списка присоединённых файлов. После добавления запись создаётся автоматически, отдельно «проводить» её не нужно — это справочник, а не документ. 4. Разобранный пример Принимаете на работу Ахметову Асель Бекеновну. На руках: скан удостоверения личности (JPG, 1,8 МБ) и заявление о применении налогового вычета в размере 30 МРП в месяц (PDF, 240 КБ). Напомним, на 2026 год МРП = 4 325 ₸, значит базовый вычет — 30 × 4 325 = 129 750 ₸ в месяц. Сам расчёт вычета делает документ начисления зарплаты, а сюда вы кладёте только подтверждающие сканы. Шаги: - Зарплата и кадры → Физические лица → открыть «Ахметова Асель Бекеновна». - Панель навигации → скрепка (Присоединённые файлы). - Добавить → Файл с диском → выбрать udostoverenie.jpg. - Переименовать наименование в «Удостоверение личности, до 12.2031». - Ещё раз Добавить → выбрать zayavlenie_vychet.pdf → назвать «Заявление на вычет 30 МРП, с 01.2026». Результат: в списке два файла с понятными именами, оба привязаны к Ахметовой. Открыть любой — двойным щелчком. Проводки: присоединённый файл — служебная запись, бухгалтерских проводок Дт/Кт он не формирует. Дебета-кредита здесь нет и быть не должно: 1210, 3310, 6010 и прочие счета к этому объекту отношения не имеют. Всё, что «двигается» при добавлении файла, — техническая запись о самом файле (см. раздел 6). 5. Виды операции У справочника нет «видов операции», как у документов. Но набор действий с файлом фиксированный: - Добавить / Сканировать — создать новый файл. - Открыть (просмотреть) — посмотреть, не редактируя. - Редактировать — открыть на изменение; файл помечается «Занят», пока вы его не закроете (Закончить редактирование). - Освободить / Отменить редактирование — снять блокировку. - Сохранить как — выгрузить копию на диск. - Подписать ЭЦП и Зашифровать — при настроенных сертификатах. - Пометить на удаление. 6. Что формируется при добавлении - Проводок нет. ЭСФ, СНТ и прочие электронные документы не создаются — это не налоговый объект. - Создаётся элемент справочника с реквизитами (владелец, имя, автор, даты, размер). - Двоичные данные файла записываются либо в информационный регистр внутри базы (по умолчанию), либо в том хранения файлов на диске — если администратор настроил тома в разделе Администрирование → Настройки работы с файлами. - Извлекается текстовое содержимое (для PDF/Word/Excel) и складывается в служебное хранилище — за счёт этого работает поиск по содержимому файла. - При подписании — сохраняется штамп ЭЦП и признак «Подписан». 7. Печатные формы Собственной «печатной формы» у файла нет — печатается сам вложенный документ. Доступные команды: - Открыть — запуск во внешней программе (просмотрщик PDF, графики и т. п.), откуда и печатаете. - Просмотреть — быстрый предпросмотр средствами 1С. - Сохранить как… — выгрузить файл на диск для печати или пересылки. - Сохранить все файлы (из списка) — выгрузить пачкой в папку. - Для подписанных файлов — Сохранить вместе с электронной подписью. 8. Частые ошибки «Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы под другим сеансом) открыл файл на изменение и не закрыл. Решение: попросите этого пользователя нажать Закончить редактирование, либо администратор снимает блокировку командой Освободить в списке файлов. «Превышен максимально допустимый размер файла» Сработало ограничение из Администрирование → Настройки работы с файлами → Максимальный размер файла. Либо уменьшите скан (сожмите PDF/JPG), либо администратор поднимает лимит. «Не удалось открыть файл … не найдено приложение» На компьютере нет программы для этого расширения (например, нет просмотрщика PDF). Установите нужное приложение или сохраните файл на диск и откройте вручную. «Файл с таким именем уже существует» при выгрузке Вы сохраняете в папку, где уже лежит одноимённый файл. Выберите другую папку или переименуйте. Файл не виден из карточки физлица Частая причина — файл добавили из общего списка справочника и не указали владельца, либо указали не того человека. Откройте запись, проверьте поле Владелец. База резко «распухла» после загрузки сканов Файлы хранятся внутри базы. Если объём большой — попросите администратора включить хранение в томах на диске: сами файлы уедут на файловый сервер, а база останется лёгкой. 9. FAQ Можно ли прикрепить к одному физлицу несколько файлов? Да, сколько угодно — удостоверение, заявления, дипломы, справки. Каждый файл — отдельная запись с одним владельцем. Где физически хранятся присоединённые файлы? По умолчанию — внутри информационной базы. Администратор может настроить хранение в томах на диске (Администрирование → Настройки работы с файлами), тогда файлы лежат на сервере, а в базе остаётся только ссылка. Есть ли ограничение по размеру? Да, задаётся в настройках работы с файлами. По умолчанию действует лимит на один файл; крупные сканы лучше сжимать или увеличить лимит через администратора. Как отсканировать документ сразу в карточку? Кнопка Добавить → Со сканера. Нужен подключённый сканер с поддержкой TWAIN и указанный сканер в настройках. Документ попадёт в присоединённые файлы без промежуточного сохранения на диск. Можно ли подписать файл электронной подписью? Да. Если в базе настроены сертификаты ЭЦП (Администрирование → Обмен электронными документами), в списке файлов появится команда Подписать. У файла проставится признак «Подписан ЭЦП». Почему прикреплённый файл не открывается? Либо на компьютере нет программы для этого типа файла, либо файл занят другим пользователем на редактирование. Установите нужное приложение или снимите блокировку командой Освободить. Как удалить файл насовсем? Сначала Пометить на удаление, затем администратор запускает Администрирование → Удаление помеченных объектов. Прямое удаление минуя пометку не предусмотрено — так защищаются ссылки. Попадают ли присоединённые файлы в резервную копию? Если файлы хранятся в базе — да, они внутри бэкапа базы. Если настроены тома на диске — резервировать нужно и базу, и каталог томов отдельно. Влияют ли эти файлы на проводки, налоги и отчётность? Нет. Это хранилище документов. Проводок, движений по НДС, ИПН, ОПВ и прочих регистров учёта присоединённый файл не делает — он только хранит скан рядом с человеком. Можно ли найти файл по его содержимому, а не по имени? Да. Из PDF, Word и Excel извлекается текст, и полнотекстовый поиск 1С (Все функции → Поиск данных) находит файл по словам внутри него. Что значит признак «Занят» напротив файла? Файл открыт кем-то на редактирование. Пока редактирование не завершено, другие пользователи не смогут его изменить. Снимается командой Закончить редактирование или Освободить. 10. Смежные объекты - Физические лица — владелец файлов; отсюда и открывается хранилище. Файл без физлица-владельца смысла не имеет. - Сотрудники — у сотрудника есть своё физлицо; кадровые сканы удобнее держать именно на уровне физлица, чтобы они были доступны и по трудовым, и по договорным ГПХ отношениям. - Аналогичные справочники присоединённых файлов есть у Контрагентов, Организаций, Номенклатуры — механизм один и тот же, отличается только владелец. - Настройки работы с файлами (Администрирование) — задают тома хранения, лимиты размера и параметры сканирования, которые действуют и на этот справочник. Как узнать свой релиз Меню Справка → О программе. В окне указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0. Сверяйте номер перед применением инструкции. Методичка подготовлена для релиза 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). При обновлении конфигурации перепроверьте названия команд в разделе «О программе». --- _BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_