---
title: "Справочник «Файлы» в 1С:Бухгалтерия для Казахстана — как прикреплять сканы и документы к объектам"
country: KZ
lang: ru
author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti)
date: 2026-09-06
canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/spravochnik-fayly-v-1s-buhgalteriya-dlya-kazahstana-kak-prikreplyat-sk
source: BuhGPT
---

# Справочник «Файлы» в 1С:Бухгалтерия для Казахстана — как прикреплять сканы и документы к объектам

> **TL;DR:** Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0). Контрагент прислал вам подписанный акт в PDF. Вы провели реализацию в 1С, но через месяц налоговый инспектор просит первичку, а бумажный оригинал где-то в папке на столе. Знакомо? Чтобы такого не было, с

---

Проверено на релизе 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана» (редакция 3.0).

Контрагент прислал вам подписанный акт в PDF. Вы провели реализацию в 1С, но через месяц налоговый инспектор просит первичку, а бумажный оригинал где-то в папке на столе. Знакомо? Чтобы такого не было, скан акта нужно прикрепить прямо к документу «Реализация» в базе. Именно за это отвечает справочник «Файлы» — сюда 1С складывает все вложения: сканы актов, договоры, фото, письма, таблицы Excel. Каждый файл привязан к своему объекту, и вы открываете его в один клик, не выходя из документа.

Сразу важное: «Файлы» — это технический справочник хранилища вложений. Он не делает бухгалтерских проводок, не формирует ЭСФ и СНТ, не влияет на налоги. Поэтому ниже вы не найдёте счетов 1210 или 3130 — их здесь просто нет, и это нормально. Задача справочника одна: чтобы нужный документ всегда был под рукой в электронном виде.

1. Назначение

Справочник «Файлы» хранит электронные копии документов, привязанные к объектам базы (документам, элементам справочников, задачам). Один файл — одна карточка со свойствами: имя, автор, дата, размер, версия, признак подписи ЭЦП. Отдельно бухгалтер этот справочник почти не открывает — он работает через команду «Присоединённые файлы» прямо из карточки нужного документа.

2. Где найти

Три рабочих пути:

- Из любого документа или справочника — панель навигации карточки → «Присоединённые файлы» (или значок скрепки на форме). Это основной способ.

- Общий список всех файлов — раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Присоединённые файлы» (управление хранением, тома, чистка).

- Прямая навигационная ссылка — скопируйте её и откройте через «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» (или Главное меню → «Файл» → «Открыть по ссылке»):

e1cib/list/Справочник.Файлы

Так вы попадёте в полный список карточек файлов независимо от их владельца.

2а. Как узнать свой релиз

Главное меню (значок в левом верхнем углу) → «Справка» → «О программе». В открывшемся окне вы увидите две строки: версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) и версия конфигурации — это и есть релиз, например 3.0.74.2 «Бухгалтерия для Казахстана». Инструкция ниже относится именно к этому релизу; в других редакциях названия команд могут немного отличаться.

3. Как заполнить (по шагам)

Отдельную карточку файла вы обычно не создаёте вручную — она рождается при добавлении вложения. Порядок такой:

- Откройте нужный объект (например, документ «Поступление товаров и услуг»).

- Нажмите «Присоединённые файлы».

- Кнопка «Добавить» → выберите способ:
- «Из файла на диске» — выбрать PDF/JPG/DOCX с компьютера;

- «Со сканера» — если подключён сканер, снимок сразу ляжет в базу;

- «Создать по шаблону» — новый файл из заготовки (например, пустой договор Word).

Теперь ключевые поля карточки и что будет, если ошибётесь:

Поле
Зачем и чем грозит ошибка

Наименование (обязательно)
Это как вы найдёте файл потом. Пишите по смыслу: «Акт №128 от 05.09.2026», а не «Скан1». Иначе через полгода в списке из 40 вложений вы не отличите один акт от другого.

Владелец файла
Объект, к которому привязано вложение. Заполняется автоматически из карточки, откуда вы добавляли файл. Если добавить файл «в общий список» без владельца — он повиснет ничей, и из документа вы его не увидите.

Расширение
Тип файла (pdf, jpg, docx). Ставится автоматически по исходнику. От него зависит, какой программой файл откроется по двойному клику.

Автор
Пользователь, который загрузил файл. Заполняется 1С сама — по нему видно, кто приложил документ.

Дата создания / изменения
Проставляются автоматически. Дата изменения обновляется каждый раз, когда вы редактируете файл через 1С.

Размер
Считается автоматически. Важно при хранении в базе: тяжёлые сканы (10–20 МБ) раздувают файл базы — их лучше хранить в томах на диске (см. раздел 6).

Хранить историю версий
Флажок. Если включён — каждая правка сохраняется отдельной версией, старую можно вернуть. Если выключен — новая версия затирает старую без возможности отката. Для договоров версии лучше включать.

Подписан ЭЦП
Признак, что к файлу приложена электронная подпись. Ставится, когда вы подписываете файл в 1С. Подписанный файл нельзя редактировать — иначе подпись слетит.

Комментарий
Свободная заметка: «оригинал у Ивановой», «черновик, не финал». Необязательно, но экономит нервы коллегам.

После загрузки нажмите «Записать и закрыть». Файл теперь виден в списке присоединённых у своего документа.

4. Разобранный пример

Ситуация: 5 сентября 2026 года вы приняли товар от ТОО «Астана-Снаб» на сумму 580 000 ₸ без НДС. НДС по ставке 16% = 92 800 ₸, итого к оплате 672 800 ₸. Поставщик прислал накладную и счёт-фактуру в PDF. Вы хотите, чтобы сканы всегда лежали рядом с проводкой.

Шаги:

- Проводите документ «Поступление товаров и услуг» — вот он даёт проводки:

Дт
Кт
Сумма, ₸
Содержание

1330
3310
580 000
Оприходован товар от поставщика

1420
3310
92 800
Учтён НДС по приобретению (к зачёту)

- В этом же документе жмёте «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Из файла на диске», выбираете Накладная_Астана-Снаб_128.pdf.

- В поле «Наименование» пишете «Накладная №128 от 05.09.2026, 672 800 ₸».

- Повторяете для скана счёта-фактуры.

Что сделал справочник «Файлы»: создал две карточки, привязал их к документу поступления, записал автора (вас), дату 05.09.2026, размер и расширение pdf. Никаких бухгалтерских проводок он при этом не сформировал — проводки на 1330/1420/3310 сделал сам документ поступления, а не вложение. Теперь при открытии этого поступления вы видите скрепку с двумя файлами и открываете оригиналы одним кликом.

5. Виды операции (что умеет справочник)

- Добавление файла — с диска, со сканера, по шаблону, из буфера обмена.

- Просмотр — открыть файл во внешней программе, не выгружая вручную.

- Редактирование — «Редактировать» ставит файл «на замок» (виден значок «занят»), после правки — «Закончить редактирование» с сохранением новой версии.

- Версионирование — хранение истории правок, откат к прошлой версии, сравнение.

- Подписание ЭЦП и проверка подписи.

- Сохранение на диск — выгрузить копию из базы наружу.

- Печать — отправить файл на печать.

- Перенос в тома / в базу — сменить место физического хранения.

6. Что формируется при работе

Здесь честно и коротко, потому что вопрос популярный:

- Бухгалтерских проводок нет. Справочник «Файлы» — не документ, движений по счетам не делает.

- ЭСФ и СНТ не формируются. Электронные счета-фактуры выписываются из документов реализации через модуль ИС ЭСФ, а не из вложений.

- Движения по регистрам — только служебные: сведения о файле, его версиях и месте хранения в регистре присоединённых файлов.

- Физическое хранилище файла — два варианта:
- в информационной базе (по умолчанию) — удобно, но раздувает базу;

- в томах на диске — настраивается в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Тома хранения файлов». Для сканов и фото это правильный выбор: база остаётся лёгкой, а файлы лежат на файловом сервере.

7. Печатные формы

Собственной «печатной формы» у карточки файла нет — печатается сам вложенный документ той программой, которая его открывает (PDF-ридер, Word, просмотр изображений) через команду «Печать» на форме файла. Дополнительно доступны:

- Список присоединённых файлов — печать перечня вложений объекта (имя, автор, дата, размер);

- вывод изображения-скана на печать напрямую из окна просмотра.

8. Частые ошибки

«Файл занят для редактирования пользователем …»
Кто-то (возможно, вы сами в другом сеансе) открыл файл на редактирование и не закрыл. Правка заблокирована. Решение: попросить пользователя нажать «Закончить редактирование», либо администратор снимает блокировку через «Отменить редактирование».

«Размер файла превышает допустимый»
Сработало ограничение на максимальный размер вложения. Уменьшите разрешение скана (300 dpi достаточно) или увеличьте лимит в настройках работы с файлами (раздел «Администрирование»).

«Не указан том хранения файлов» / «Не найден том»
Включено хранение в томах, но том не настроен или недоступен путь на диске. Проверьте «Тома хранения файлов»: путь должен существовать и быть доступен для записи всем пользователям.

Файл открывается, но пустой / битый
Часто — прерванная загрузка или закрытие 1С во время сохранения. Загрузите вложение заново из исходника.

«Нельзя изменить подписанный файл»
Файл подписан ЭЦП, редактирование разрушило бы подпись. Снимите подпись (если это допустимо) или добавьте новую версию как отдельный файл.

9. FAQ

Как прикрепить скан к документу?
Откройте документ → «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Из файла на диске» (или «Со сканера»). Задайте понятное наименование и запишите.

Делает ли справочник «Файлы» проводки?
Нет. Это хранилище вложений. Проводки и ЭСФ формируют документы (поступление, реализация), а файл лишь хранит их скан-копию.

Где физически лежат файлы — в базе или на диске?
По умолчанию — внутри информационной базы. Для крупных объёмов настройте тома хранения на диске: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Тома хранения файлов». Тогда база не будет раздуваться.

Как вернуть предыдущую версию файла?
Если для файла включено хранение версий, откройте карточку → «Версии», выберите нужную и сделайте её активной. Без включённого версионирования откат невозможен.

Можно ли подписать файл ЭЦП прямо в 1С?
Да, командой «Подписать» на форме файла при настроенных сертификатах. После подписания файл становится недоступным для правки.

Почему я не вижу прикреплённый файл в документе?
Скорее всего, файл добавлен без владельца или к другому объекту. Откройте общий список e1cib/list/Справочник.Файлы, найдите файл, проверьте поле «Владелец файла».

Как перенести файлы из базы в тома, чтобы уменьшить её размер?
В разделе обслуживания есть обработка переноса присоединённых файлов в тома. Сначала создайте том, затем запустите перенос — файлы физически переедут на диск, ссылки в базе сохранятся.

Файл «занят» другим пользователем — что делать?
Он открыт на редактирование. Пусть пользователь нажмёт «Закончить редактирование». Если это невозможно, администратор снимает блокировку командой «Отменить редактирование».

Какие форматы можно прикреплять?
Любые: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, ZIP и другие. От расширения зависит лишь программа, которой файл откроется по двойному клику.

Влияет ли вложение на закрытие месяца или на НДС?
Нет. Файл — это справочная информация. На расчёт НДС (16%), ИПН, себестоимость и закрытие периода вложения не влияют.

10. Смежные документы

- На основании чего появляются файлы: практически любой объект базы — «Поступление товаров и услуг», «Реализация», «Счёт-фактура (полученный)», «Договоры», «Контрагенты», «Авансовый отчёт», задачи и письма. Файл всегда «дочерний» к своему владельцу.

- С чем работает в связке: сканирование (со сканера/МФУ), почтовый клиент 1С (вложения писем автоматически попадают в «Файлы»), обмен электронными документами (ЭДО) — там оригиналы ЭСФ/СНТ также хранятся как присоединённые файлы.

- Не заменяет: документы, формирующие проводки и ЭСФ. Скан акта в «Файлах» — это копия для удобства и хранения, а не основание для учёта; учётную запись по-прежнему делает соответствующий документ.

Как узнать свой релиз

Главное меню → «Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы и релиз конфигурации. Если у вас не 3.0.74.2, отдельные команды и пункты меню могут называться иначе.

Методичка подготовлена для «Бухгалтерия для Казахстана», релиз 3.0.74.2 (редакция 3.0).

---
_BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_