---
title: "Справочник «АвансовыйОтчетПрисоединённыеФайлы» в УТ для Казахстана 3.4.5.21: как хранить сканы чеков и накладных к авансовому отчёту"
country: KZ
lang: ru
author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti)
date: 2026-09-23
canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/spravochnik-avansovyyotchetprisoedinennyefayly-v-ut-dlya-kazahstana-3-
source: BuhGPT
---

# Справочник «АвансовыйОтчетПрисоединённыеФайлы» в УТ для Казахстана 3.4.5.21: как хранить сканы чеков и накладных к авансовому отчёту

> **TL;DR:** Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Сотрудник вернулся из командировки и сдал вам авансовый отчёт: пачку чеков из супермаркета, накладную на канцелярию, квитанцию за такси. Бумага мнётся, выцветает, теряется, а налоговая при прове

---

Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).

Сотрудник вернулся из командировки и сдал вам авансовый отчёт: пачку чеков из супермаркета, накладную на канцелярию, квитанцию за такси. Бумага мнётся, выцветает, теряется, а налоговая при проверке просит первичку по расходам. Вы открываете авансовый отчёт в 1С, жмёте «Присоединённые файлы» и подкладываете сканы прямо к документу. С этого момента каждый чек живёт внутри базы рядом со своей строкой расхода — не в папке на столе. Все эти вложения хранятся в служебном справочнике «АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы». Отдельно вы его почти никогда не открываете — он наполняется через панель «Присоединённые файлы» самого авансового отчёта, но понимать, как он устроен, полезно: именно от этого зависит, найдёте ли вы скан через два года.

1. Назначение

Справочник хранит файлы (сканы, фото, PDF, документы Word/Excel), которые вы прикрепляете к документу «Авансовый отчёт». Каждый элемент справочника — это одно вложение: сам файл + его реквизиты (кто, когда, версия, электронная подпись). Это подчинённый служебный объект: он всегда «привязан» к конкретному авансовому отчёту и без него не существует.

2. Где найти

Прямого пункта меню у этого справочника нет — он открывается из документа-владельца.

Путь через документ:

- Раздел «Казначейство» (или «Закупки», в зависимости от настроек интерфейса) → журнал «Авансовые отчёты».

- Откройте нужный авансовый отчёт.

- На верхней панди нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) — откроется список вложений именно этого отчёта.

- Кнопки «Добавить» → «Файл с диска» / «Отсканировать» / «Создать по шаблону».

Открыть справочник целиком в 1С: меню «Сервис» → «Перейти по навигационной ссылке» и вставьте:

e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы

Так вы увидите все присоединённые файлы всех авансовых отчётов сразу — это удобно для инвентаризации вложений или поиска «где-то был скан».

2а. Как узнать свой релиз

Меню «Справка» → «О программе». В открывшемся окне:

- Версия платформы (например, 8.3.24.xxxx) — движок «1С:Предприятие»;

- Конфигурация: Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 и релиз 3.4.5.21 — это то, к чему привязана данная методичка.

Если ваш релиз отличается, расположение кнопок и набор реквизитов файла могут немного меняться.

3. Как заполнить

Форма элемента открывается двойным щелчком по вложению. Большинство полей 1С заполняет за вас в момент прикрепления файла — но знать их смысл нужно.

Поле
Зачем нужно
Что будет, если ошибиться

Наименование (обязательное)
Как файл называется в списке вложений. По умолчанию — имя файла с диска.
Если оставить безликое IMG_0473, через год не найдёте нужный чек. Переименуйте осмысленно: «Чек Магнум 12.03.2026».

Файл (обязательное)
Само тело файла (данные). Без него элемент бессмысленен.
Пустой элемент = «висяк». Такой файл нельзя открыть и подписать.

Владелец (обязательное, заполняется автоматически)
Ссылка на авансовый отчёт, к которому привязано вложение.
Вручную не трогайте. Сменив владельца, вы «оторвёте» скан от его отчёта.

Автор
Пользователь, который прикрепил файл. Ставится автоматически по текущему логину.
Нужен для контроля: видно, кто добавил документ.

Дата создания / Дата изменения
Когда файл прикреплён и когда правился в последний раз.
Заполняются сами. Помогают понять, актуальна ли версия.

Расширение
Тип файла (pdf, jpg, png, xlsx). Берётся из исходника.
От него зависит, в какой программе откроется файл при просмотре.

Описание
Ваш свободный комментарий: «оригинал отдан в бухгалтерию», «дубликат чека».
Пустое поле — не ошибка, но комментарий экономит время при проверке.

Хранить версии
Флажок: вести историю правок файла.
Если снят, при перезаписи старая версия теряется безвозвратно. Для первички лучше включить.

Подписан ЭЦП
Признак, что файл заверен электронной подписью.
Ставится автоматически после команды «Подписать». Вручную не выставляйте.

Зашифрован
Признак шифрования файла.
Зашифрованный файл нельзя открыть без сертификата — не шифруйте то, к чему нужен быстрый доступ.

Практическое правило: руками вы обычно правите только Наименование и Описание. Всё остальное — служебное, его ведёт механизм присоединённых файлов.

Куда физически ложится файл. Место хранения задаётся администратором в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами»: либо внутрь базы данных, либо в том на диске (каталог на сервере). Для сканов первички разумнее том — база не распухает.

4. Разобранный пример

Менеджер Асель Нурланова ездила закупить хозтовары. Она сдаёт авансовый отчёт на 58 000 ₸ и прикладывает накладную поставщика ТОО «Канцлер».

Что в накладной (числа Казахстана 2026, ставка НДС 16 %):

- Стоимость товаров без НДС: 50 000 ₸

- НДС 16 %: 8 000 ₸

- Итого к оплате: 58 000 ₸

Ваши действия:

- Открываете авансовый отчёт Асель.

- Жмёте «Присоединённые файлы» → «Добавить» → «Файл с диска», выбираете скан Накладная_Канцлер.pdf.

- Переименовываете в «Накладная ТОО Канцлер №145 от 15.03.2026», в «Описание» пишете «оригинал в деле».

- Выделяете файл и жмёте «Подписать» своей ЭЦП — теперь скан юридически заверен и его нельзя подменить незаметно.

Важно понимать: сам справочник присоединённых файлов никаких бухгалтерских проводок не делает — он только хранит скан. Проводки формирует документ-владелец «Авансовый отчёт» при проведении. На этих же цифрах он даст:

Дт
Кт
Сумма, ₸
Смысл

1330 «Товары»
3310 «КЗ поставщикам»
50 000
Оприходованы хозтовары без НДС

1420 «НДС к возмещению»
3310 «КЗ поставщикам»
8 000
Выделен НДС 16 % по накладной

3310 «КЗ поставщикам»
1250/3310 (подотчёт)
58 000
Закрыт долг перед сотрудником

Скан накладной, лежащий в справочнике «АвансовыйОтчетПрисоединённыеФайлы», — это документальное основание для строки НДС 8 000 ₸. Именно его вы покажете инспектору, когда он спросит первичку по вычету.

5. Какие операции даёт объект

У справочника нет «видов операции» как у документа. Он даёт набор действий над вложением:

- Добавить файл с диска — прикрепить готовый файл (скан, PDF, фото чека).

- Отсканировать — получить изображение прямо со сканера (если настроен TWAIN).

- Создать по шаблону — сгенерировать файл из шаблона (например, объяснительную).

- Открыть / Редактировать — просмотреть или изменить файл во внешней программе с последующей записью новой версии.

- Подписать / Проверить подпись — заверить файл ЭЦП и проверить её.

- Зашифровать / Расшифровать — защитить содержимое сертификатом.

- Сохранить как — выгрузить файл обратно на диск.

- Пометить на удаление — убрать вложение (физически удаляется через «Удаление помеченных объектов»).

6. Что формируется при работе с объектом

Этот справочник — не проводимый документ. При прикреплении файла:

- Создаётся элемент справочника с реквизитами (автор, даты, расширение, владелец).

- Сохраняется тело файла — либо в базе, либо в томе на диске (по настройке).

- При включённом версионировании создаётся версия файла; каждая перезапись добавляет новую версию, старые остаются в истории.

- При подписании сохраняется электронная подпись и файл получает признак «Подписан ЭЦП».

Чего этот объект НЕ формирует (частое заблуждение): он не создаёт бухгалтерских проводок, не строит движений по регистрам учёта и не отправляет ЭСФ или СНТ в ИС ЭСФ. ЭСФ и СНТ — это отдельные электронные документы, которые выписываются из документов реализации/поступления, а не из вложений авансового отчёта. Присоединённый файл — это исключительно хранилище скана.

7. Печатные формы

Собственных печатных форм у присоединённого файла нет — печатается сам файл своей внешней программой (PDF — в просмотрщике, JPG — в вьюере, DOCX — в Word). Доступные команды:

- «Открыть» — открывает файл в ассоциированном приложении, откуда его можно распечатать.

- «Сохранить как» — выгрузка на диск для печати/пересылки.

- Печать самого авансового отчёта (форма и реестр расходов) выполняется из документа-владельца, а не из вложения.

8. Частые ошибки

«Размер файла превышает максимально допустимый»
В настройках работы с файлами задан лимит. Уменьшите разрешение скана (200–300 dpi достаточно для чека) или попросите администратора увеличить лимит в «Администрирование → Настройки работы с файлами».

«Не найден том для хранения файлов» / «Не настроено хранение файлов»
Администратор не создал том или не указал каталог на сервере. До настройки тома файлы можно хранить в базе, но лучше решить это заранее — иначе прикрепить вложение не получится.

«Файл занят другим пользователем» / «Файл редактируется»
Кто-то открыл вложение на редактирование и не завершил. Попросите коллегу закончить правку и нажать «Закончить редактирование», либо снимите занятость через «Отменить редактирование».

«Недействительная подпись» при проверке ЭЦП
Файл изменили после подписания, либо истёк сертификат. Переподпишите актуальной ЭЦП. Помните: подписывать нужно финальную версию скана, а не черновик.

Файл прикрепился, но в списке пусто
Скорее всего вы стоите не на том авансовом отчёте — вложения видны только у своего владельца. Проверьте, что открыли именно тот документ.

9. FAQ

В: Можно ли прикрепить несколько чеков к одному авансовому отчёту?
О: Да, сколько угодно. Каждый файл станет отдельным элементом справочника с общим владельцем — авансовым отчётом.

В: Файл хранится внутри базы 1С или на диске?
О: Зависит от настройки в «Администрирование → Настройки работы с файлами». Для большого объёма сканов первички выбирайте хранение в томе на диске, чтобы не раздувать базу.

В: Удалил авансовый отчёт — что с прикреплёнными сканами?
О: Они помечаются на удаление вместе с ним, потому что не существуют без владельца. Окончательно исчезнут после «Удаления помеченных объектов». Ценные оригиналы выгрузите заранее командой «Сохранить как».

В: Нужна ли ЭЦП на прикреплённом чеке?
О: Для внутреннего хранения — необязательно. Но подпись фиксирует, что скан не подменяли, и повышает доказательную ценность при налоговой проверке. Для сумм с вычетом НДС 16 % это разумная привычка.

В: Формирует ли этот справочник ЭСФ или СНТ?
О: Нет. Присоединённый файл — только хранилище. ЭСФ и СНТ выписываются из документов реализации и поступления через сервис ИС ЭСФ, а не из вложений авансового отчёта.

В: Делает ли прикрепление файла бухгалтерские проводки?
О: Нет. Проводки (например, Дт 1330 Кт 3310 на сумму товаров, Дт 1420 Кт 3310 на НДС) формирует сам авансовый отчёт при проведении. Скан лишь подтверждает эти суммы документально.

В: Как вернуть предыдущую версию исправленного файла?
О: Если включено версионирование, откройте карточку файла → «Версии» и восстановите нужную. Если флаг «Хранить версии» был снят, старая версия не сохранилась.

В: Можно ли отсканировать чек прямо в 1С, без промежуточного файла?
О: Да, кнопка «Отсканировать» берёт изображение напрямую со сканера (нужен настроенный TWAIN-драйвер) и сразу создаёт вложение.

В: Почему я не вижу этот справочник в меню разделов?
О: Он служебный и подчинён авансовому отчёту, поэтому в основном меню его нет. Открывайте вложения через кнопку «Присоединённые файлы» в документе, а весь список — навигационной ссылкой e1cib/list/Справочник.АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы.

В: Что лучше прикреплять — фото или PDF?
О: PDF предпочтительнее: он компактнее многостраничных фото и лучше открывается на любом устройстве. Фото чека допустимо, но следите за читаемостью и размером.

10. Смежные документы

- На основании чего появляется: элемент справочника всегда создаётся из документа «Авансовый отчёт» (владелец). Самостоятельно, «с нуля», такой файл не заводят.

- С чем работает в связке: авансовый отчёт, в свою очередь, вводится на основании выданных подотчёт денежных средств (расходный кассовый ордер, списание с расчётного счёта) и порождает проводки по товарам (1330), НДС к возмещению (1420) и расчётам с поставщиками/подотчётниками (3310).

- Механизм присоединённых файлов — общий для всей конфигурации: аналогичные подчинённые справочники есть у поступлений, реализаций, платёжных документов. Логика везде одинакова, отличается только владелец.

Как узнать свой релиз

«Справка» → «О программе» — там указаны версия платформы «1С:Предприятие» и релиз конфигурации. Данная инструкция составлена для «Управление торговлей для Казахстана», релиз 3.4.5.21 (редакция 3.4). На других релизах расположение кнопок и набор реквизитов файла могут отличаться.

Материал подготовлен для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).

---
_BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_