--- title: "ЭСФ Присоединённые файлы в УТ для Казахстана 3.4: как хранить сканы и оригиналы рядом со счётом‑фактурой" country: KZ lang: ru author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti) date: 2026-09-23 canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/esf-prisoedinennye-fayly-v-ut-dlya-kazahstana-3-4-kak-hranit-skany-i-o source: BuhGPT --- # ЭСФ Присоединённые файлы в УТ для Казахстана 3.4: как хранить сканы и оригиналы рядом со счётом‑фактурой > **TL;DR:** Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Контрагент прислал вам подписанный акт и оригинал договора, а у вас в базе — только выписанный ЭСФ. Через полгода налоговая просит подтверждающие документы к конкретному счёту‑фактуре, а вы ищет --- Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Контрагент прислал вам подписанный акт и оригинал договора, а у вас в базе — только выписанный ЭСФ. Через полгода налоговая просит подтверждающие документы к конкретному счёту‑фактуре, а вы ищете вложение по почте, в мессенджерах и в папке «Сканы_2026». Чтобы этого не было, файл цепляют прямо к ЭСФ. Каждое такое вложение и хранится в справочнике «ЭСФ Присоединённые файлы». Вы почти никогда не открываете его напрямую — работаете через кнопку «Присоединённые файлы» в самом счёте‑фактуре. Но понимать, что за объект держит ваши сканы, полезно: от него зависит, найдёте вы документ через год или нет. 1. Назначение Справочник хранит файлы, прикреплённые к электронным счетам‑фактурам (скан‑копии, PDF, XML‑квитанции из ИС ЭСФ, фото оригиналов). Каждая запись — один файл со своей историей версий и привязкой к конкретному ЭСФ‑владельцу. Бухгалтерских проводок сам справочник не делает — это служебный механизм хранения. 2. Где найти Основной путь — через сам счёт‑фактуру: - Раздел «Продажи» (или «Закупки») → «Электронные счета‑фактуры (ЭСФ)». - Откройте нужный ЭСФ → на верхней панели нажмите «Присоединённые файлы» (значок скрепки) или ЕщёПрисоединённые файлы. - В открывшейся форме — «Добавить» → «Файл с диска» / «Отсканировать». Открыть весь список справочника напрямую можно через навигационную ссылку. Меню «Сервис»Функции для технического специалиста либо в поле навигации: ГлавноеПерейти по навигационной ссылке и вставьте: e1cib/list/Справочник.ЭСФПрисоединенныеФайлы Прямой список удобен для массовой чистки и поиска «потерянных» файлов, но добавлять вложения правильнее из карточки ЭСФ — тогда владелец подставится сам. 2а. Как узнать свой релиз «Справка»«О программе» (или значок «i» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите: - версию платформы («1С:Предприятие 8.3.24…»); - релиз конфигурации («Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)»). Сверяйте вторую строку с шапкой этой методички. На других релизах названия кнопок и набор реквизитов файла могут отличаться. 3. Как заполнить Отдельную карточку файла вы обычно не создаёте руками — она заполняется при загрузке. Но разобраться в полях стоит: именно от них зависит поиск и открытие. Поле Зачем оно Что будет, если заполнить неверно Наименование (обязательное) Имя, под которым файл виден в списке. По нему вы его найдёте. Оставите «Документ1» — через год не поймёте, что внутри. Пишите по сути: «Акт №128 от 15.09.2026». Владелец (обязательное) Ссылка на конкретный ЭСФ, к которому привязан файл. Подставляется автоматически, если добавляете из карточки. Добавите из общего списка без владельца — файл «повиснет» и не покажется в счёте‑фактуре. Расширение Тип файла (pdf, xml, jpg). Определяет, чем откроется. Смените вручную на неверное — файл не откроется штатной программой. Не трогайте. Хранение файла Где лежит тело файла: в томе на диске или в самой базе. Задаётся настройками, не в карточке. Том недоступен (сетевой диск отключён) — файл не откроется, хотя запись видна. Автор Кто загрузил. Ставится текущий пользователь. Пусто — не критично, но теряется след, кто приложил документ. Дата создания / изменения История версий. Заполняется само. — Подписан ЭЦП Признак, что к файлу приложена электронная подпись. Не влияет на бухгалтерию, важно для юридической значимости XML из ИС ЭСФ. Комментарий Ваша пометка: «оригинал получен», «ждём подписи». Пусто — теряете полезный контекст. Обязательный минимум: наименование + владелец (ЭСФ) + само тело файла. Всё остальное система проставит сама. Порядок действий: - В карточке ЭСФ нажмите «Присоединённые файлы». - «Добавить» → «Файл с диска», выберите PDF/скан. - Проверьте наименование, при необходимости переименуйте (F2). - Закройте — файл сохранён и привязан к этому ЭСФ. 4. Разобранный пример Вы отгрузили товар ТОО «Астана Трейд» на 1 000 000 ₸ без НДС. Ставка НДС в 2026 году — 16%, значит НДС = 160 000 ₸, итого к оплате 1 160 000 ₸. Себестоимость партии — 700 000 ₸. Вы выписали ЭСФ и хотите приложить к нему подписанный со стороны покупателя оригинал накладной (PDF). Что делает сам ЭСФ / документ реализации (проводки на этих цифрах): Дт Кт Сумма, ₸ Содержание 1210 6010 1 000 000 Признан доход от реализации 1210 3130 160 000 Начислен НДС к уплате (16%) 7010 1330 700 000 Списана себестоимость товара Что делает справочник «ЭСФ Присоединённые файлы»: ровно ничего в учёте. Он создаёт одну запись: - Наименование: Накладная №128 подписанная.pdf - Владелец: ЭСФ АТ-000128 от 23.09.2026 - Расширение: pdf, Размер: 312 КБ - Автор: вы, Дата создания: 23.09.2026 10:14 Теперь при любой проверке этого ЭСФ подписанный оригинал открывается в один клик из карточки счёта‑фактуры. Сумма, НДС и подтверждающий скан лежат вместе — расхождений «в базе одно, на бумаге другое» не будет. 5. Виды операции Отдельного реквизита «Вид операции» у файла нет. Практически вы работаете с ним в трёх режимах: - Присоединить с диска — загрузка готового файла. - Отсканировать — получить скан со сканера сразу в базу. - Создать по шаблону — сгенерировать документ из встроенного шаблона (реже). Плюс операции над уже загруженным: открыть, редактировать (с созданием новой версии), сохранить как…, пометить на удаление, подписать ЭЦП. 6. Что формируется при проведении Справочник не проводится — это не документ. При добавлении файла: - создаётся элемент справочника «ЭСФ Присоединённые файлы» с привязкой к ЭСФ‑владельцу; - тело файла записывается в том хранения на диске либо в реквизит хранилища в базе (по настройкам «Администрирование → Настройки работы с файлами»); - фиксируется версия файла; при редактировании создаётся новая версия, старая сохраняется в истории. Бухгалтерских проводок, движений по регистрам НДС, электронных документов (ЭСФ, СНТ) справочник не порождает. ЭСФ и СНТ формируются и отправляются в ИС ЭСФ из самого документа счёта‑фактуры, а не из вложения. Файл — это только «конверт» рядом с документом. 7. Печатные формы Собственной печатной формы у элемента справочника нет — вы печатаете не «карточку файла», а его содержимое. Доступно: - Открыть — просмотр файла штатной программой (PDF‑ридер, просмотр изображений). - Печать самого вложения из открывшей программы. - Сохранить как… — выгрузить файл обратно на диск. Печатные формы (счёт‑фактура, СНТ, накладная) относятся к документу‑владельцу, а не к вложению. 8. Частые ошибки «Файл не найден в томе хранения файлов» — том на сетевом диске недоступен (диск отключён, нет прав). Запись видна, а тело не открывается. Проверьте в «Администрирование → Настройки работы с файлами → Тома хранения», доступен ли путь, и восстановите подключение сетевого ресурса. «Файл занят другим пользователем» — кто‑то открыл вложение на редактирование. Дождитесь, пока освободит, либо через список файлов снимите занятость («Закончить редактирование» от имени того пользователя или администратора). «Превышен максимально допустимый размер файла» — вложение больше лимита из настроек. Уменьшите размер (сожмите PDF/скан) или увеличьте лимит в настройках работы с файлами. Файл не виден в карточке ЭСФ, хотя загружен — вы добавили его через общий список справочника без указания владельца. Откройте файл, заполните реквизит «Владелец» нужным ЭСФ. «Недостаточно прав для добавления файла» — у профиля нет права на работу с присоединёнными файлами. Обратитесь к администратору, добавьте роль в профиль группы доступа. 9. FAQ Делает ли этот справочник бухгалтерские проводки? Нет. Это служебный механизм хранения файлов. Проводки (Дт 1210 Кт 6010, Дт 1210 Кт 3130 на НДС 16% и т.д.) формирует документ реализации и ЭСФ, а не вложение. Чем «Присоединённые файлы» отличаются от самого ЭСФ? ЭСФ — это учётный документ, который уходит в ИС ЭСФ и делает движения. Присоединённый файл — просто скан или PDF рядом с ним, для хранения оригинала. Где физически лежат файлы — в базе или на диске? Зависит от настроек («Администрирование → Настройки работы с файлами»). Либо в томах хранения на диске (рекомендуется — база не раздувается), либо внутри самой базы. Можно ли приложить XML‑квитанцию из ИС ЭСФ? Да, как любой файл. Но юридически значимый электронный документооборот ведётся в самой подсистеме ЭСФ; вложение — это копия для удобства. Загрузил файл через общий список, а в счёте‑фактуре его нет. Почему? Не заполнен владелец. Откройте карточку файла и укажите нужный ЭСФ в реквизите «Владелец». Как посмотреть, кто и когда менял файл? В форме присоединённых файлов есть история версий — там видно автора и дату каждой версии. Старые версии сохраняются. Можно ли пометить файл на удаление, если он больше не нужен? Да, стандартно — «Пометить на удаление», затем удаление через «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Помните: если файл — оригинал первичного документа, храните его весь срок исковой давности. Влияет ли вложение на сумму НДС в ЭСФ? Нет. Сумма и НДС (в 2026 году — 16%) берутся из строк счёта‑фактуры. Файл ничего не пересчитывает, он информационный. Почему при открытии файла пишет «файл не найден»? Тело файла лежит в томе на диске, а том недоступен (сеть, права). Восстановите доступ к тому — запись сама по себе не теряется. Можно ли подписать вложение ЭЦП прямо в 1С? Да, если настроена криптография. У файла появится признак «Подписан ЭЦП» и отдельный файл подписи. 10. Смежные документы - На основании чего появляется: всегда есть владелец — как правило, документ «Электронный счёт‑фактура (ЭСФ)». Файл не существует сам по себе, он всегда привязан к конкретному ЭСФ. - Связанные документы: ЭСФ, в свою очередь, вводится на основании «Реализация товаров и услуг» / «Поступление товаров и услуг»; параллельно оформляется СНТ (сопроводительная накладная на товары). Оригиналы и сканы этих документов и складывают во вложения ЭСФ. - Что вводят на основании файла: ничего. Присоединённый файл — конечная точка хранения, из него новые учётные документы не создаются. Как узнать свой релиз «Справка»«О программе»: верхняя строка — версия платформы «1С:Предприятие», ниже — конфигурация и релиз. Для этой методички актуально: «Управление торговлей для Казахстана», редакция 3.4, релиз 3.4.5.21. Если у вас другой релиз, расположение кнопки «Присоединённые файлы» и набор реквизитов могут немного отличаться. Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). --- _BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_