--- title: "Авансовый отчёт в «Управлении торговлей для Казахстана» 3.4: пошаговая методичка бухгалтера" country: KZ lang: ru author: Сапа Т.И. (https://buhgpt.kz/authors/sapa-ti) date: 2026-09-23 canonical: https://buhgpt.kz/suraqtar/avansovyy-otchet-v-upravlenii-torgovley-dlya-kazahstana-3-4-poshagovay source: BuhGPT --- # Авансовый отчёт в «Управлении торговлей для Казахстана» 3.4: пошаговая методичка бухгалтера > **TL;DR:** Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Сотрудник вернулся из командировки и принёс стопку чеков, ЭСФ на товары и счёт из гостиницы. Вы выдавали ему под отчёт 150 000 ₸, а по документам он потратил 127 600 ₸. Нужно разнести каждую пок --- Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). Сотрудник вернулся из командировки и принёс стопку чеков, ЭСФ на товары и счёт из гостиницы. Вы выдавали ему под отчёт 150 000 ₸, а по документам он потратил 127 600 ₸. Нужно разнести каждую покупку по счетам, взять НДС в зачёт там, где есть ЭСФ, вернуть остаток в кассу и закрыть долг сотрудника. Всё это делает один документ — «Авансовый отчёт». 1. Назначение Документ подтверждает, на что подотчётное лицо потратило выданные деньги. Он закрывает задолженность сотрудника по счёту 1250, приходует купленные товары, признаёт расходы, принимает НДС к зачёту и оформляет возврат неизрасходованного остатка (или перерасход к доплате). 2. Где найти Раздел «Казначейство» → «Авансовые отчёты» → кнопка «Создать». Быстрый способ открыть список прямо в 1С: Главное меню → «Функции для технического специалиста» / поле «Перейти по навигационной ссылке» и вставить: e1cib/list/Документ.АвансовыйОтчет Список откроется сразу, без поиска по меню. Ссылку удобно сохранить в «Избранное». 2а. Как узнать свой релиз «Справка» → «О программе» (или значок ℹ️ в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24) и релиз конфигурации — «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Инструкция ниже относится именно к релизу 3.4.5.21. На других релизах названия вкладок и полей могут немного отличаться. 3. Как заполнить Документ разбит на «шапку» и вкладки. Заполняйте слева направо. Шапка Поле Зачем и что будет при ошибке Организация (обязательно) От неё зависят план счетов, налоговые настройки и нумерация. Ошибётесь — проводки и НДС уйдут не в ту организацию. Подотчётное лицо (обязательно) Физлицо, за которым числится долг по 1250. Если выберете не того — программа спишет задолженность с чужого сотрудника, и у обоих «поедет» сальдо. Дата (обязательно) Дата признания расходов и зачёта НДС. Не ставьте дату раньше выдачи аванса — иначе получите отрицательный остаток по подотчёту. Склад Куда приходуются купленные товары. Пустой склад — товары «повиснут» без остатка. Валюта По умолчанию тенге (₸). Меняйте только для валютных командировок. Вкладка «Авансы» Здесь вы указываете, какими деньгами был выдан аванс, который теперь закрываете. Подбираете расходные документы (РКО, списание с расчётного счёта) кнопкой «Добавить» → «Заполнить остатками по подотчётному лицу». Если вкладку не заполнить, документ не «увидит» задолженность и не закроет её — сотрудник останется должен, хотя фактически отчитался. Вкладка «Товары» Строки на купленные ТМЗ. По каждой строке: - Номенклатура, Количество, Цена — приходуют товар на склад (Дт 1330). - % НДС — для Казахстана 2026 это 16 %. Ставьте 16 % только если у сотрудника есть ЭСФ или фискальный чек с выделенным НДС и всеми реквизитами. Нет ЭСФ — ставьте «Без НДС», иначе зачёт будет неправомерным. - Поставщик и флажок «СФ» — если поставщик выставил ЭСФ, отметьте его и внесите реквизиты счёта-фактуры: без этого НДС в зачёт не примется. Вкладка «Оплата» (оплата поставщику) Используйте, если сотрудник оплатил ранее полученный товар/услугу (гасил кредиторку по 3310), а не покупал новое. Указываете договор и документ расчётов. Спутаете с вкладкой «Товары» — задвоите приход. Вкладка «Прочее» Услуги и расходы, которые не приходуются на склад: гостиница, ГСМ, суточные, госпошлины, связь. По каждой строке — счёт затрат (7110, 7210, 8410 и т. п.), сумма, % НДС и данные ЭСФ, если она есть. Неверный счёт затрат исказит себестоимость и расходы периода. Вкладка «Тара» Возвратная тара от поставщика. В большинстве авансовых отчётов остаётся пустой. После заполнения проверьте внизу итог «Израсходовано» и сравните с суммой аванса. Разницу программа покажет как остаток к возврату или перерасход к доплате. 4. Разобранный пример с проводками Условие. Сотруднику Ахметову А. 5 сентября 2026 выдали под отчёт из кассы 150 000 ₸ (проводка выдачи: Дт 1250 Кт 1010). Он вернулся из командировки и отчитался: - Товары (канцтовары для офиса) с ЭСФ — 92 800 ₸ с НДС (нетто 80 000 ₸, НДС 16 % = 12 800 ₸). - Проживание в гостинице с ЭСФ — 34 800 ₸ с НДС (нетто 30 000 ₸, НДС 16 % = 4 800 ₸). - Итого израсходовано — 127 600 ₸. - Остаток 22 400 ₸ сотрудник вернул в кассу. Заполнение: на вкладке «Авансы» подбираем РКО на 150 000 ₸; на вкладке «Товары» — канцтовары 80 000 + НДС 12 800 с ЭСФ; на вкладке «Прочее» — гостиница, счёт 7210, 30 000 + НДС 4 800 с ЭСФ. Проводки при проведении: Дт Кт Сумма, ₸ Содержание 1330 1250 80 000 Оприходованы канцтовары 1420 1250 12 800 НДС в зачёт по товарам 7210 1250 30 000 Командировочные (проживание) 1420 1250 4 800 НДС в зачёт по услугам гостиницы 1010 1250 22 400 Возврат остатка в кассу (отдельным РКО) Проверка: по кредиту 1250 всего 80 000 + 12 800 + 30 000 + 4 800 + 22 400 = 150 000 ₸ — задолженность сотрудника закрыта полностью, сальдо по нему равно нулю. Если бы суточные (6 МРП в день по РК = 6 × 4 325 = 25 950 ₸/день для поездок внутри страны) уложились в норму, они бы прошли по 7210 без обложения ИПН. Сверхнормативные суточные включаются в доход работника и облагаются ИПН 10 %. 5. Виды операции Документ универсален и в одном экземпляре может отражать сразу несколько операций: - Закупка товаров через подотчётное лицо (вкладка «Товары»). - Оплата поставщику ранее полученных ТМЗ/услуг (вкладка «Оплата»). - Прочие расходы: командировочные, суточные, ГСМ, связь, госпошлины (вкладка «Прочее»). - Возврат остатка или отражение перерасхода (по итогу «Израсходовано»). - Принятие НДС в зачёт по операциям, подтверждённым ЭСФ/чеком. 6. Что формируется при проведении Бухгалтерские проводки — см. пример выше (закрытие 1250, приход 1330, расходы 72хх/71хх/84хх, НДС в зачёт на 1420). Движения по регистрам: - «Расчёты с подотчётными лицами» — закрытие долга сотрудника; - «Товары на складах» / «Себестоимость» — при закупке ТМЗ; - «НДС предъявленный» («НДС к зачёту») — по строкам с 16 % и подтверждающими документами; - «Расходы» — по услугам и командировочным. Электронные документы. Сам авансовый отчёт не выписывает ЭСФ и СНТ — это документ учёта покупок, а не реализации. НДС в зачёт берётся на основании входящих ЭСФ поставщиков (из ИС ЭСФ) и фискальных чеков. Если товар перемещался с СНТ, сопроводительная накладная приходит от поставщика отдельно. 7. Печатные формы По кнопке «Печать» доступны: - «Авансовый отчёт» — основная унифицированная форма (аналог АО-1) для подписи подотчётным лицом и бухгалтером; - «Реестр документов» — список прикреплённых подтверждающих документов; - Приходный ордер / накладные по оприходованным товарам (при необходимости). 8. Частые ошибки «Не заполнено значение реквизита "Подотчётное лицо"» — вы не выбрали сотрудника в шапке. Укажите физлицо, за которым числится аванс. «НДС по строке не может быть принят к зачёту: не указан документ-основание (ЭСФ)» — на вкладке «Товары»/«Прочее» стоит ставка 16 %, но не отмечен флажок «СФ» и не внесены реквизиты ЭСФ. Внесите данные счёта-фактуры или поставьте «Без НДС». «Сумма по документу не соответствует сумме аванса» / остаток не сходится — итог «Израсходовано» плюс возврат не равны выданному авансу. Проверьте суммы на вкладке «Авансы» и оформите возврат/доплату отдельным кассовым документом. «Документ основания расчётов не найден для подотчётного лица» — на вкладке «Авансы» не подобран РКО/списание. Нажмите «Заполнить остатками по подотчётному лицу». «Недостаточно остатков по регистру "Расчёты с подотчётными лицами"» — вы списываете больше, чем было выдано (например, дата отчёта раньше выдачи денег). Проверьте дату и суммы авансов. 9. FAQ (см. раздел faq) 10. Смежные документы На основании чего вводится: - «Расходный кассовый ордер» и «Списание безналичных денежных средств» — выдача аванса (Дт 1250). Именно они подбираются на вкладке «Авансы». Что вводят на основании / что связано: - РКО — возврат неизрасходованного остатка сотрудником; - РКО / списание с расчётного счёта — доплата сотруднику при перерасходе; - «Поступление товаров и услуг» — альтернатива, если товар оформлялся напрямую на организацию, а не через подотчёт; - Входящие ЭСФ из ИС ЭСФ — основание для зачёта НДС. Как узнать свой релиз Ещё раз: «Справка» → «О программе». Строка с версией конфигурации («3.4.5.21») определяет, к какой редакции относится эта инструкция. Если ваш релиз отличается, сверьте названия вкладок — логика документа сохраняется, но подписи полей могут меняться между версиями. Методичка подготовлена для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4). --- _BuhGPT — ИИ-помощник для бухгалтеров Казахстана: https://buhgpt.kz_